Omzendbrief BZ 2012/4

OMZ_BZ_2012_4.pdf

Datum:

23 november 2012

Aanhef:

Aan de lijnmanagers van de departementen en intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid

Betreft:

Verantwoordelijkheden in kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid

Deze omzendbrief vervangt de omzendbrief OA/PIWFaMa/00/1 van 17 mei 2000.

1. Doel en context

Voor een professionele en veilige uitbating van de kantoorgebouwen van de Vlaamse overheid, is het is het van belang om duidelijk de verantwoordelijkheden voor alle deelaspecten vast te leggen. De verantwoordelijkheden op het vlak van het vastgoed van de Vlaamse overheid worden vastgelegd op vier deelverantwoordelijkheden:

de gebouwbeheerder;
de gebouwverantwoordelijke;
de lijnmanager;
preventie en bescherming.

Door de verdeling verduidelijkt welke verantwoordelijkheden bij welke verantwoordelijke rusten.
Absolute zekerheid over de verantwoordelijkheid bij een individueel schadegeval kan juridisch niet worden geboden. Bij een schadegeval kan het gerechtelijk onderzoek tot conclusies komen die afwijken van de regeling die onze organisatie uitwerkte. Op het vlak van burgerrechtelijke aansprakelijkheid gelden namelijk de regels van het burgerlijk recht. Wel kan in een onderzoek een dergelijke regeling worden meegenomen bij de beoordeling.

De entiteiten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de veilige uitbating van de gebouwen. De verdeling van de verantwoordelijkheden geldt voor alle kantoorgebouwen. De bevoegdheidsverdeling voor kantoorgebouwen waarin minder dan 6 personeelsleden zijn gehuisvest kan afwijkend van deze omzendbrief worden georganiseerd.

naar boven

2. Verantwoordelijkheden

2.1 Gebouwbeheerder

Het gebouwbeheer voor administratieve gebouwen wordt gelegd bij het Agentschap Facilitair Management. Een afwijking hierop is enkel mogelijk mits akkoord hierover enerzijds tussen de entiteit gehuisvest in het gebouw die het gebouwbeheer wenst op te nemen en het Agentschap Facilitair Management en anderzijds tussen diezelfde entiteit en de (eventuele) andere entiteiten eveneens gehuisvest in het gebouw.

Het gebouwbeheer omvat de volgende verantwoordelijkheden:

Het beheer van het vastgoed:
- Afsluiten van het vastgoedcontract;
- Opvolgen van de As-Builtplannen en beheren van het dossier;
- Gebouwinventarisatiesysteem actueel houden;
- Verzekeringsdossiers opmaken en opvolgen;
- Milieuvergunning actueel houden;
Herstellen van gebreken aan het gebouw:
- Het afsluiten en opvolgen van de onderhoudscontracten;
- Het herstellen van technische gebreken in het gebouw die niet volgens het onderhoudscontract kunnen gebeuren noch door de gebouwverantwoordelijke kunnen worden opgelost;
- Oplossen van temperatuur- en klimaatregelingsproblemen;
Preventief onderhoud en controle:
- Zorgen voor keuringsverslagen van gebouwgebonden installaties, zoals elektrische installaties, branddetectie-installaties, liften, poorten en hef- en lasttoestellen;
- Zorgen voor het verslag van de brandweer;
- Zorgen voor mobiele blusmiddelen;
- Informeren betreffende vloerlast en controle hierop;
- Preventief onderhoud technische installaties;
- Opvolgen van het onderhoudscontract en de contractuele verplichtingen van de onderhoudsfirma;
Uitvoeren van werken in het gebouw:
- Uitvoeren en opvolgen van inrichtingswerken;
- Bijkomende installaties aan het gebouw;
- Opvolging van de werken in het gebouw;
- Zorgen dat de nodige vergunningen afgeleverd worden (vuurvergunning, werkvergunning, …);
- Voorzien en in stand houden van de installatie voor toegangsveiligheid;
Beheer van de gemeenschappelijke serverlokalen;
Naleven van de voorwaarden van de milieuvergunning en de milieureglementering voor deze aspecten;
Nemen van de nodige dringende veiligheidsmaatregelen en het verzorgen van de communicatie over deze bevoegdheden.

2.2 Gebouwverantwoordelijke

De gebouwverantwoordelijke is altijd de ambtenaar met de hoogste rang, gehuisvest in het gebouw. In het geval meerdere ambtenaren de hoogste rang bekleden, beslissen zij onderling wie de gebouwverantwoordelijke is.

De gebouwverantwoordelijke kan de uitvoering van taken delegeren aan een ondergeschikte maar behoudt de verantwoordelijkheid.

Wanneer het Hoog Overlegcomité tot de oprichting van een werkgroep Welzijn in een gebouw beslist, zit de gebouwverantwoordelijke deze vergadering voor.

De Vlaamse Regering kan beslissen dat de gebouwverantwoordelijkheid ligt bij het Agentschap Facilitair Management. In dat geval ligt de volledige verantwoordelijkheid bij het Agentschap Facilitair Management, met uitzondering van het voorzitterschap van de werkgroep Welzijn.

De gebouwverantwoordelijke heeft de volgende verantwoordelijkheden:

Organiseren en voorzitten van de werkgroep Welzijn van het betrokken gebouw;
Technische uitbating van het gebouw en de installaties:
- Herstellen van kleine gebreken die geen vaktechnische kennis vereisen en geen bijkomende uitgaven genereren;
- Signaleren van gebreken aan de onderhoudsfirma en/of de gebouwbeheerder;
- Opmaak en beheer van het sleutelplan;
- Organiseren van de telefonie in het gebouw (doorgeven defecten, plaatsen bijkomende toestellen en naamgeving van toestellen, doorschakelingen organiseren en profielen instellen);
- Het aanpassen van de signalisatie in het gebouw naar aanleiding van verhuizingen of nieuwe bestemmingen van lokalen;
Verzorgen van de veiligheid in het gebouw:
- Toegangscontrole van het gebouw en het beheren van de toegangsrechten tot specifieke lokalen;
- Oplijsten van de zonevrijwilligers en permanente/tijdelijke minder mobiele personen per zone en verdieping;
- Organiseren van een jaarlijkse evacuatieoefening;
- Opvolgen van het maandelijkse testalarm;
- In geval van calamiteiten:
  - Nemen van de beslissing om de brandweer te verwittigen en om te evacueren;
  - Begeleiden en informeren van de hulpdiensten
  - Gehele of volledige onbeschikbaarheid van het gebouw melden aan de voorzitter van het CCVO;
  - Opnemen van de leiding van het evacuatiecoördinerende team en het crisismanagementteam, wanneer die voor het betreffende gebouw werden opgericht;
  - Informeren van het crisiscommunicatieteam;
- Nemen van voorzorgen bij stakingen, betogingen en andere acties buiten het gebouw;
- Het ter beschikking houden van EHBO-lokalen en rustlokalen;
De logistieke dienstverlening organiseren:
- Het beheren van de gemeenschappelijke cateringautomaten;
- Afvalbeheer;
- Beheren van de parking;
- Maken van afspraken en begeleiden van evenementen, filmopnames, persconferenties en tentoonstellingen;
- Bevlaggen van het gebouw;
- Praktisch ondersteunen van de kinderopvang in het gebouw;
- Beheren van de gemeenschappelijke vergaderzalen;
- Uitlenen van dienstfietsen en ander materiaal;
- Vrijmaken van voetpaden bij sneeuw;
- Distributie van de inkomende post over de diensten van het gebouw;
Energieverantwoordelijkheid: de toepassing van de maatregelen ter bevordering van het rationeel energiegebruik;
Naleven van de voorwaarden van de milieuvergunning en de milieureglementering voor deze aspecten;
Naleven van de stedelijke voorwaarden van brandveiligheid en evacuatieplanning;
Maken van afspraken met andere gebruikers van het gebouw:
- Periodiek overleg houden met andere huurders of bewoners in het gebouw;
- Maken van afspraken over de gemeenschappelijke ruimtes, zoals het EHBO-lokaal;
- Maken van afspraken over de beschikbaarheid van hulpverleners;
Nemen van de nodige dringende veiligheidsmaatregelen en het verzorgen van de communicatie over deze bevoegdheden.

2.3 Lijnmanager

Onder het begrip lijnmanager wordt de ambtenaar met de hoogste graad van een bepaalde entiteit in een bepaald gebouw bedoeld. Voor iedere entiteit in een gebouw is er dus een lijnmanager.

Iedere lijnmanager heeft de volgende verantwoordelijkheden:

Aanduiden van zoneverantwoordelijkheden en hulpverleners (eerste hulp) voor de zones waarin personeelsleden van de dienst zijn gehuisvest;
Nemen van maatregelen voor diefstalpreventie;
Veiligheid van de werkplekinrichting;
De veiligheid van de technische installaties en inrichtingen, die specifiek voor de eigen entiteit worden voorzien, zoals labo’s;
Veiligheid van de dienstverlening door de entiteit uitgevoerd, zoals het ontvangen van cash of het ontvangen van specifieke doelgroepen onder de bezoekers;
Zuinig omgaan met energie door de personeelsleden;
Actueel houden van een inventaris van de eigen technische installaties en de producten die specifiek voor de eigen entiteit worden voorzien, zoals labo’s, en ter beschikking stellen van deze informatie voor de gebouwbeheerder en gebouwverantwoordelijke;
Naleven van de voorwaarden van de milieuvergunning en de milieureglementering voor deze aspecten;
Nemen van de nodige dringende veiligheidsmaatregelen en het verzorgen van de communicatie over deze bevoegdheden.

De lijnmanager kan deze taken delegeren maar behoudt de verantwoordelijkheid.

2.4 Preventie en bescherming

De entiteiten zonder rechtspersoonlijkheid vallen voor hun beleid over preventie en bescherming onder de afdeling binnen het Departement Kanselarij en Bestuur die verantwoordelijk is voor het welzijn op het werk en de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming.

De verantwoordelijkheden zijn verdeeld als volgt:

De afdeling binnen het Departement Kanselarij en Bestuur die verantwoordelijk is voor het welzijn op het werk:
- Het voeren van een beleid voor het onthaal van ambtenaren en een welzijnsbeleid (onder meer een beleid over roken op het werk, alcohol- en drugsbeleid, voorkomingsbeleid, aanwezigheids- en reïntegratiebeleid, preventief stressbeleid, …);
- Het ter beschikking stellen van verpleging;
De Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming:
- De organisatie van een jaarlijkse rondgang in het gebouw samen met de arbeidsgeneesheer;
- Het verlenen van de adviezen zoals voorzien in de welzijnsreglementering;
- Het uitvoeren van risicoanalyses;
- Het aansturen van de verantwoordelijken met betrekking tot veiligheid en milieu.

De entiteiten met rechtspersoonlijkheid organiseren zelf hun beleid over preventie en bescherming, hetzij door aan te sluiten bij de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming, hetzij door een contract af te sluiten met een externe dienst, hetzij door dit zelf te organiseren.

naar boven

3. Middelen

Iedere entiteit van de Vlaamse overheid neemt de nodige budgettaire voorzorgen om te kunnen voldoen aan de verantwoordelijkheden. Met deze omzendbrief verschuiven geen bevoegdheden tussen entiteiten van de Vlaamse overheid en zijn er bij gevolg geen budgettaire wijzigingen.

Wanneer als gevolg van wijzigingen in een gebouw verantwoordelijkheden of deelverantwoordelijkheden verschuiven tussen entiteiten, organiseert de entiteit aan wie de verantwoordelijkheden worden toegewezen een budgettair overleg met de entiteit bij wie de verantwoordelijkheden verdwijnen. Daarbij wordt een voorstel van budgetoverdracht tussen de verschillende entiteiten overlegd.

naar boven

4. Inwerkingtreding

De bepalingen in deze omzendbrief treden in werking op 1 januari 2013.

Geert BOURGEOIS
Viceminister-president van de Vlaamse Regering en
Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand

BIJLAGE: overzicht gebouwbeheerders en gebouwverantwoordelijken

naar boven