Klachtenprocedure VTC

Doordat de Vlaamse Toezichtcommissie een toezichthoudende autoriteit is, heeft ze ook de taak om klachten te behandelen van betrokkenen. Iedere betrokkene heeft het recht om een klacht in te dienen indien hij van mening is dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens een inbreuk maakt op de AVG. Dit kan dus voor wat de VTC betreft gaan om een burger die een klacht heeft met betrekking tot de gegevensbescherming bij een verwerking van zijn persoonsgegevens door een Vlaamse overheidsinstantie, waaronder bijvoorbeeld ook lokale besturen vallen. 
Burgers die een klacht willen indienen over de private sector en telecombedrijven dienen hun klacht te richten aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

1. Eerst klacht ingediend bij instantie zelf?

Heeft u reeds een klacht ingediend bij functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de betrokken instantie? Dit e-mailadres vindt u meestal in de privacyverklaring op de website van de instantie. De VTC verklaart uw klacht pas ontvankelijk als u de klacht eerst schriftelijk heeft ingediend bij de instantie zelf. Het is voor de VTC gemakkelijker als u de communicatie met de instantie meestuurt.

2. Klacht over een Vlaamse instantie?

De VTC is als gegevensbeschermingsautoriteit enkel bevoegd voor Vlaamse overheden/instanties. Indien u een klacht wenst in te dienen over een privébedrijf of een federale overheid, kunt u de Gegevensbeschermingsautoriteit contacteren.

3. Gaat het over uw persoonsgegevens?

De klacht gaat over uw eigen persoonsgegevens of u bent gemachtigd om namens een ander (kind, …) een klacht in te dienen.

U gaat er ook mee akkoord dat uw klacht (en uw naam) zal doorgegeven worden aan de betrokken instantie.

4. Formulier VTC ingevuld?

De Vlaamse Toezichtcommissie behandelt alleen de klachten die ingediend worden met het klachtenformulier:

Formulier_klacht_VTC_web_juni 2021.docx

Gelieve een duidelijke omschrijving te maken van uw klacht en geen overbodige persoonsgegevens te vermelden in het formulier.

5. Klacht versturen naar de VTC

 U bezorgt het klachtenformulier ingevuld aan de Vlaamse Toezichtcommissie via mail (contact [at] toezichtcommissie [punt] be).

 Indien u het ingevulde klachtenformulier per post of via een beveiligde toepassing wenst te versturen, kunt u het secretariaat contacteren voor meer informatie.

Gevolgen van een klacht indienen

De VTC kan dan de klacht onderzoeken, corrigerende maatregelen nemen, sancties opleggen (uitgezonderd administratieve geldboeten) en adviezen uitbrengen.
Ze kan bijvoorbeeld een tijdelijke of definitieve beperking van de verwerking van de persoonsgegevens opleggen.

De VTC kan ook de inbreuken op de AVG ter kennis van de rechterlijke instanties brengen en gerechtelijke procedures inleiden.

Verloop van uw klacht na indiening

De klager zal door de VTC in kennis worden gesteld van de voortgang en het resultaat van de klacht.

Concreet verloop:

1. U stuurt het ingevuld klachtenformulier naar de VTC.
2. U ontvangt een ontvangstmelding van het secretariaat.
3. De ontvankelijkheid van uw klacht wordt nagekeken.
4. De betrokken instantie wordt gecontacteerd en er wordt uitleg gevraagd over uw klacht.
5. Nadat de uitleg werd ontvangen, wordt uw klacht wordt besproken op de zitting van de VTC.
6. Er wordt een ontwerpbeslissing verstuurd naar de betrokken instantie waarna die conform het e-govdecreet 10 dagen heeft om te reageren.
   1. Indien we geen reactie ontvangen, wordt deze beslissing definitief en ontvangt u van ons ook een beslissing over uw klacht.
   2. Na een reactie wordt de beslissing opnieuw geëvalueerd op de eerstvolgende zitting van de VTC.
7. De VTC verstuurt u en de betrokken instantie apart een kopie van de definitieve beslissing.
8. U heeft het recht om beroep in te dienen bij de Raad van State tegen deze beslissing.