Datum:
30 juni 2006
Aanhef:
Aan de diensten van de Vlaamse overheid
Betreft:
De behandeling van een huisvestingsbehoefte van een departement, een agentschap of een adviesraad
1. Doelstelling
Deze omzendbrief heeft als doel normen en richtlijnen te bepalen in verband met de huisvestingsbehoeften van de departementen, agentschappen en adviesraden. De omzendbrief moet het Agentschap Facilitair Bedrijf toe laten om elke behoefte te analyseren en haar de mogelijkheid te geven om een gepast voorstel van huisvesting aan te bieden. De samenwerking met het Agentschap Facilitair Bedrijf beoogt de realisatie van potentiële schaalvoordelen en een betere onderhandelingspositie ten opzicht van de vastgoedmarkt en een professionele ondersteuning.
Tegelijk heeft deze omzendbrief tot doel een eenvormig beheer van het vastgoed van de Vlaamse overheid te realiseren en toe te zien op een toegankelijke infrastructuur.
naar boven
2. Toepassingsgebied
Deze omzendbrief is van toepassing voor elke huisvestingsbehoefte van de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen met of zonder rechtspersoonlijkheid, de extern publiekrechtelijke verzelfstandigde agentschappen en de adviesraden.
De procedure moet gevolgd worden voor:
- elke nieuwe huisvestingsbehoefte die kan leiden tot een inhuring, aankoop of bouw;
- bij de beëindiging van het lopende huurcontract.
naar boven
3. Dienstenniveau
Het Agentschap Facilitair Bedrijf ondersteunt op verschillende vlakken:
a) Behoeftebepaling, samenstellen van het programma van eisen
In overleg met de betrokken entiteiten de huisvestingsbehoefte analyseren, de functionele behoeften bepalen met aandacht voor de specifieke vereisten m.b.t. de huisvesting. De finaliteit is het opmaken van een programma van eisen voor de huisvestingsbehoefte.
b) Formuleren van voorstellen van huisvesting
Aanbieden van een voorstel van huisvesting dat maximaal aan het programma van eisen tegemoet komt. Hierbij zal prioritair worden nagegaan of er binnen het beschikbare patrimonium een aanvaardbare oplossing kan geboden worden. Indien de interne oplossingen niet aanvaardbaar zijn, zal er op de vastgoedmarkt een prospectie worden uitgevoerd.
c) Administratieve procedure ondersteunen
Het Agentschap Facilitair Bedrijf zal de administratieve procedure verzorgen van algemene bevraging, oproep en onderhandeling tot verwerving van de locatie (inhuring, aankoop, constructie of promotieopdracht).
d) Het Agentschap Facilitair Bedrijf zal zich bij de dienstverlening houden aan de globale afspraken binnen de Vlaamse overheid op vlak van oppervlaktenormen, duurzame ontwikkeling, het (de)concentratieplan, concepten op vlak van werkomgeving en ontwikkelingen inzake rationeel energiebeheer.
4. Specifieke procedure bij nieuwe huisvestingsbehoefte
a) De betrokken diensten maken met het oog op de validering van de behoeften door Inspectie van Financiën een volledig dossier op. Het is aangewezen dat deze diensten zo snel mogelijk met het Agentschap Facilitair Bedrijf afstemmen opdat de behoeften duidelijk in kaart worden gebracht.
b) Het dossier wordt aan de Inspectie van Financiën van de betrokken entiteit voor advies voorgelegd.
c) In geval van een gunstig advies van Inspectie van Financiën wordt het dossier aan het Agentschap Facilitair Bedrijf bezorgd en binnen de twee maanden worden een aantal mogelijke oplossingen uitgewerkt. In het geval van een negatief advies van de Inspectie van Financiën kan de functioneel bevoegde minister tegen dit advies de beroepsprocedure starten zoals voorzien in het besluit van 19 januari 2001 houdende regeling van de begrotingscontrole en –opmaak. Pas na een positief begrotingsakkoord of na een regeringsbeslissing wordt het dossier aan het Agentschap Facilitair Bedrijf bezorgd dat binnen de twee maanden een aantal voorstellen uitgewerkt.
d) Het departement, het agentschap of de adviesraad neemt een beslissing over het al dan niet goedkeuren van één van de voorgestelde oplossingen.
e) Indien de voorgestelde oplossing wordt aanvaard, vraagt het Agentschap Facilitair Bedrijf voor het huisvestingsvoorstel advies aan de Inspecteur van Financiën toegewezen aan de minister bevoegd voor facilitair beleid. De administratieve- en begrotingscontrole wordt verder gevolgd (BVR 19 januari 2001).
Indien de voorgestelde oplossing niet wordt aanvaard dan moet dit door de betrokken entiteit worden gemotiveerd. Voor een alternatief huisvestingsvoorstel wordt opnieuw de administratieve- en begrotingscontrole gevolgd waarbij advies aan de Inspecteur van Financiën van de betrokken entiteit wordt gevraagd.
Indien de behoeften wijzigen tijdens de uitvoering van het huisvestingsbehoefteplan van de entiteit dient een extra advies aan de IF te worden gevraagd. Het Agentschap Facilitair Bedrijf kan de opdracht pas verder afwerken van zodra de nodige gunstige adviezen worden afgeleverd.
Deze procedure in een stroomdiagram.
naar boven
5. Specifieke procedure bij einde huurkontrakt
Het Agentschap Facilitair Bedrijf gaat uit van dezelfde timing van twee maanden. Dit betekent dat uiterlijk drie maanden voorafgaand aan de mogelijke opzegdatum van het huurcontract, de vraag moet gesteld worden aan het Agentschap Facilitair Bedrijf.
De behoeften worden opgelijst en ter goedkeuring aan de IF voorgelegd. Op basis van deze goedgekeurde behoefte wordt nagegaan of de huidige huisvesting nog beantwoordt aan de functionele vereisten van de betrokken diensten en of een nieuwe huurtermijn binnen hetzelfde gebouw aangewezen is gelet op het globaal huisvestingsplan dat rekening houdt met zowel concentratie als deconcentratie in Brussel.
Indien dit het geval is, is een herhuisvesting niet aangewezen en moet nagegaan worden of de huurvoorwaarden (huurprijs, looptijd) nog steeds marktconform zijn en er eventueel onderhandelingen met de verhuurder moeten gevoerd worden.
Indien de huidige huisvesting niet langer beantwoordt aan de behoeften of niet langer past in het globaal huisvestingsplan van de Vlaamse overheid wordt deze als een "nieuwe" behoefte behandeld en worden er binnen de twee maanden een aantal alternatieven voorgesteld.
Bij de evaluatie van de mogelijke alternatieve huisvestingen zal steeds de bestaande huisvesting mee in de beoordeling opgenomen worden. (eventueel mits bijkomende investeringen)
Op basis van de beslissing om naar een andere locatie te verhuizen, wordt de bestaande huurovereenkomst binnen de voorziene opzegtermijn beëindigd.
In geval de huur van een entiteit wordt opgezegd door de verhuurder zal het Agentschap Facilitair Bedrijf zo snel mogelijk worden verwittigd met het oog op het tijdig formuleren van een voorstel.
naar boven
6. Oppervlaktenormering
In de beslissing van de Vlaamse Regering van 2 september 2005 (VR/PV/2005/31 punt 16) zijn de normen vastgelegd:
- 23 m² bruto bovengronds per werkplek;
- de parkingnorm is 1 parkeerplaats per 10 personeelsleden en 1 parkeerplaats per dienstvoertuig;
- de werkplaatsinrichting is gebaseerd op het concept 'anders en duurzaam werken'.
Geert BOURGEOIS
Vlaams minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme
naar boven
