chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    De snelle verspreiding van het coronavirus (Covid-19) en de overheidsmaatregelen om deze verspreiding in te perken hebben ook een impact op overheidsopdrachten, zowel op de plaatsing van nieuwe en reeds opgestarte overheidsopdrachten als op de uitvoering van lopende opdrachten.

    Omzendbrief KB 2020/01 betreffende de impact van de coronamaatregelen op overheidsopdrachten

    Deze omzendbrief geeft duiding bij de impact van de coronamaatregelen op overheidsopdrachten. Hij bevat aanbevelingen voor aanbestedende overheden, maatregelen ter ondersteuning van de opdrachtnemers die erop gericht zijn liquiditeitsproblemen te vermijden of te beperken, en aandachtspunten bij opdrachten in uitvoering.

    In het belang van de economie wordt aan de ondernemingen gevraagd om hun opdrachten zo veel als mogelijk verder uit te voeren met in acht name van alle noodzakelijke veiligheids- en gezondheidsvoorschriften of om, bij onderbreking van de uitvoering, de situatie continu te evalueren en de opdrachten zo veel en zo snel mogelijk te hervatten zodra dat kan.

    Deze omzendbrief is gericht aan de Vlaamse overheid, de Vlaamse openbare instellingen, de lokale en provinciale besturen en de eredienstbesturen.

    Raadpleeg de Mededeling aan de Vlaamse Regering en de omzendbrief .
    Je kan ook de gescande officiële versie van de omzendbrief raadplegen (opgelet: in dit document werken de links niet).

    Om de administratieve en juridische afhandeling zo veel mogelijk te vereenvoudigen voor de overheden en ondernemingen, bereidt het Vlaams Samenwerkingsforum Overheidsopdrachten een bijkomende omzendbrief met nadere richtlijnen voor.

    Veelgestelde vragen

    We bundelen generieke vragen en antwoorden op deze pagina. 

    Medewerkers van de Vlaamse overheid kunnen met vragen over hun overheidsopdracht terecht op overheidsopdrachten@vlaanderen.be.

    Medewekers van entiteiten van het beleidsdomein MOW kunnen hun vragen stellen op ato@mow.vlaanderen.be.    

    Lokale besturen kunnen met vragen over overheidsopdrachten steeds terecht bij het Agentschap Binnenlands Bestuur op binnenland@vlaanderen.be.

    Kijk wel eerst even of je een antwoord vindt bij de veelgestelde vragen op deze pagina.

    Aangezien de situatie zich dag na dag verder ontwikkelt, passen we deze pagina regelmatig aan. Hou ze dus zeker in de gaten. 

    Wat zijn de overheidsmaatregelen precies en wat betekenen ze voor overheidsopdrachten? AANGEPAST 8/07/2020

    De overheidsmaatregelen zijn opgenomen in het Ministerieel Besluit van 30 juni 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID - 19 te beperken. Het vorige Ministerieel Besluit van 23 maart 2020 is opgeheven vanaf 1 juli 2020.

    Telethuiswerk is aanbevolen bij alle ondernemingen, verenigingen en diensten voor alle personeelsleden wiens functie zich ertoe leent.

    Indien telethuiswerk niet wordt toegepast, moeten de niet-essentiële bedrijven de nodige maatregelen nemen om de maximale naleving van de regels van social distancing te garanderen, in het bijzonder het behoud van een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon. De bedrijven van de cruciale sectoren en essentiële diensten moeten de nodige maatregelen nemen om in de mate van het mogelijke de regels van social distancing toe te passen, indien telethuiswerk niet wordt toegepast.

    De bedrijven nemen deze passende preventiemaatregelen o.b.v. van de generieke gids om de verspreiding van COVID-19 op het werk tegen te gaan, beschikbaar op de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

    Dit ministerieel besluit bevat specifieke voorwaarden voor ondernemingen en verenigingen die goederen en diensten aanbieden aan consumenten en voor de horecasector. Daarnaast is er nog een verbod om verder te werken voor bepaalde ondernemingen of inrichtingen. 

    Voor de grote meerderheid van de ondernemingen die overheidsopdrachten uitvoert, geldt er geen verbod om hun activiteiten uit te oefenen.

    Hoe omgaan met overheidsopdrachten tijdens de coronacrisis?

    Ook tijdens deze crisis blijven de regelgeving overheidsopdrachten en andere regels en interne procedures gelden. Wel zijn verschillende maatregelen en acties mogelijk binnen de geldende regelgeving. Daarnaast voorzien sommige regelingen ook in spoedprocedures, zoals een bijzondere delegatie bij dwingende spoed of een verkorte adviestermijn voor het advies van de Inspectie van Financiën (artikel 52, § 2 BVCO).

    Elke overheidsopdracht is evenwel anders. Bij het nemen van concrete maatregelen zal dan ook rekening moeten worden gehouden met de individuele elementen en context van elke opdracht.

    Het is aangewezen om in overleg te gaan met de opdrachtnemers van uw opdrachten om de concrete mogelijkheden te verkennen en om de impact voor alle contractspartijen zoveel als mogelijk te beperken.

    De beslissingen die de overheid neemt en de wijzigingen die ze doorvoert, moeten ook tijdens deze crisis worden genomen door een daartoe bevoegde persoon volgens de geldende delegatiebesluiten.

    Zorg als overheid steeds voor de nodige juridische onderbouwing van beslissingen en acties bij concrete opdrachten en documenteer deze voldoende. Zo kunnen juridische betwistingen achteraf maximaal worden vermeden.

    Hoe kan de overheid nieuwe dringende overheidsopdrachten plaatsen naar aanleiding van de coronacrisis?

    Ook indien een aanbestedende overheid een nieuwe opdracht plaatst naar aanleiding van de huidige coronacrisis, moet de regelgeving overheidsopdrachten worden nageleefd.

    De Wet inzake overheidsopdrachten geeft evenwel de mogelijkheid om een beroep te doen op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB) bij onvoorzienbare dwingende spoed o.b.v. artikel 42, §1, 1°, b) van deze wet. Zo kan de overheid op een flexibele en snelle wijze haar opdracht plaatsen.

    Deze OPZB is mogelijk, voor zover strikt noodzakelijk, indien

    • er sprake is van dwingende spoed die voortvloeit uit onvoorzienbare gebeurtenissen voor de overheid; en
    • het daardoor onmogelijk is om de (zelfs verkorte) indieningstermijnen voor de overige procedures na te leven.

    In de context van de huidige crisis is het denkbaar dat dringende, noodzakelijke werken-, diensten- of leveringsopdrachten met een OPZB worden geplaatst, bijvoorbeeld bij een dringende aankoop van materiaal of bij de noodzaak tot quarantainemaatregelen bij besmettingsgevaar.

    Er is geen budgettair plafond voor het gebruik van deze OPZB, de overheid kan deze procedure opstarten ongeacht de waarde van de opdracht.

    Indien mogelijk raadpleegt de overheid meerdere ondernemers en nodigt ze hen gelijktijdig uit om een offerte in te dienen.

    In bepaalde gevallen zal dit zelfs niet mogelijk zijn en moet de overheid rechtstreeks met één ondernemer contracteren.

    Het beroep op de OPZB en de eventuele onmogelijkheid om meerdere ondernemers te raadplegen moet steeds gemotiveerd worden.

    Aangezien deze OPZB als uitzonderingsgeval restrictief moet geïnterpreteerd worden, is het gebruik van de OPZB bij onvoorzienbare dwingende spoed slechts gerechtvaardigd voor de uitvoering van wat noodzakelijk is om onmiddellijk aan de noodsituatie het hoofd te kunnen bieden. De overheid moet de omvang en looptijd van de opdracht dus beperken tot het strikt noodzakelijke binnen de huidige crisissituatie.

    Voor de dringende opdrachten die het Europese drempelbedrag bereiken, publiceert de overheid een aankondiging van gegunde opdracht met de resultaten van de plaatsingsprocedure uiterlijk binnen dertig dagen na de sluiting van de opdracht (artikel 17 KB Plaatsing).

    Wat kan de overheid doen met reeds geplande en gepubliceerde opdrachten?

    Hoewel sommige ondernemingen en de overheid ook onder de huidige omstandigheden nog actief zijn, rijst de vraag naar de haalbaarheid van bepaalde activiteiten. De economische impact van deze situatie kan immers momenteel nog niet volledig ingeschat worden.

    Zo kunnen ondernemingen moeilijkheden ondervinden om tijdig hun offertes op te maken of in te dienen, bijvoorbeeld door een groot aantal afwezige medewerkers of door het ontbreken van de nodige informatie van hun onderaannemers en leveranciers. Daarnaast kunnen de corona-maatregelen ook een impact hebben op de ontvangst en beoordeling van ingediende offertes door de aanbestedende overheden. Volgende acties kunnen alle partijen hiervoor wat meer tijd en ruimte bieden.

    Voor opdrachten in voorbereiding kan de overheid de opstart uitstellen tot de corona-maatregelen versoepeld of opgeheven worden of tot er meer duidelijkheid komt over de impact van de corona-maatregelen op de werking van de ondernemingen en de overheid. Het gaat hierbij om opdrachten waarvan de opdrachtdocumenten en de aankondiging nog niet werden bekendgemaakt via (het Bulletin der Aanbestedingen en/of het Publicatieblad van de Europese Unie) of waarvoor de deelnemers nog niet werden uitgenodigd (bij OPZB).

    De overheid kan met een marktconsultatie een beter inzicht krijgen in de mogelijkheden van de ondernemingen om binnen de huidige context offertes in te dienen en een bepaalde opdracht uit te voeren.

    Een opdracht die reeds gepubliceerd is, maar waarvan de indieningstermijn nog niet verstreken is, kan met een rechtzettingsbericht (rectificatiebericht) worden aangepast. Afhankelijk van de concrete situatie kunnen o.a. volgende rectificaties nuttig zijn:

    • Verlenging van de in de opdrachtdocumenten vermelde indieningstermijnen voor aanvragen tot deelneming of offertes. De wettelijke indieningstermijnen zijn slechts minimale termijnen die de overheid in acht moet nemen bij de publicatie van een overheidsopdracht. Ze kan in het rechtzettingsbericht een latere uiterste indieningsdatum (en latere datum van opening) vermelden, om zo geïnteresseerde ondernemingen optimaal de mogelijkheid te bieden een goede aanvraag tot deelneming of offerte op te maken en in te dienen.
    • Opname van een langere verbintenistermijn van de offerte dan oorspronkelijk vermeld was. Deze verbintenistermijn is de termijn waarbinnen de inschrijver verbonden blijft door zijn offerte en de overheid in principe haar onderzoek moet uitvoeren en overgaan tot gunning en sluiting van de opdracht. Deze termijn wordt door de wetgever op minimaal 90 dagen begroot, maar de opdrachtdocumenten kunnen een afwijkende termijn bepalen. Een te lange verbintenistermijn kan nadelige financiële gevolgen hebben voor de overheid omdat er minder geïnteresseerde inschrijvers kunnen zijn. Hiermee moet voorzichtig worden omgesprongen, maar voor bepaalde opdrachten kan dit verantwoord zijn in deze uitzonderlijke omstandigheden.
    • Annulering of verdaging van een verplicht of facultatief plaatsbezoek of van een informatiesessie. Indien deze in het bestek waren opgenomen omdat ze noodzakelijk zijn voor de opmaak van een goede offerte, is het uiteraard niet aangewezen ze te annuleren. De overheid heeft dan geen zekerheid meer dat de offerte van een inschrijver voldoende rekening houdt met de concrete opdracht, wat uiteraard problemen met zich mee kan brengen naar uitvoering toe. In dat geval kan de indieningstermijn van de offertes verlengd worden, rekening houdend met een vermoedelijke datum waarop het plaatsbezoek of de informatiesessie mogelijk zou zijn.

    Zie ook punt 3.1 en 3.2 van de omzendbrief KB 2020/01.

    Wat kan de overheid doen indien de verbintenistermijn dreigt te verstrijken tijdens de periode van corona-maatregelen?

    Eens de uiterste indieningsdatum voor offertes is verstreken, kan de overheid geen rechtzettingsbericht meer publiceren.

    Toch kunnen de corona-maatregelen ook tijdens het onderzoek van de offertes voor vertraging zorgen.

     Als de verbintenistermijn dreigt te verstrijken vóór de opdracht gegund en gesloten wordt, kan de overheid aan de inschrijvers een vrijwillige verlenging van deze termijn vragen (artikel 58 KB Plaatsing). De economische impact van de corona-maatregelen en de huidige onzekerheid over de duurtijd ervan, kan tot gevolg hebben dat inschrijvers niet zonder meer de verbintenistermijn van hun offerte willen of kunnen verlengen. Sommige inschrijvers zijn hiertoe mogelijk enkel bereid mits een prijsaanpassing of koppelen andere voorwaarden aan een verlenging.

    Ook na het verstrijken van de verbintenistermijn kan de overheid de opdracht nog steeds gunnen en sluiten (artikel 89 KB Plaatsing). In dat geval moet ze vóór de gunning schriftelijk aan de inschrijver in kwestie vragen of hij instemt met het behoud van zijn offerte. Stemt die inschrijver daarmee in zonder voorbehoud, gaat de overheid over tot de gunning en sluiting van de opdracht. Stemt hij slechts in met het behoud van zijn offerte mits hij een wijziging van zijn offerte krijgt, dan volgt de overheid verder de stappen uit dit artikel 89.

    Zolang er geen duidelijkheid bestaat over de concrete economische en praktische gevolgen van de corona-maatregelen, is het voor bepaalde opdrachten en sectoren aangewezen geen vrijwillige verlenging van de verbintenistermijn te vragen maar pas op het moment van gunning en sluiting de inschrijver te contacteren overeenkomstig artikel 89 KB Plaatsing.

    Enerzijds geeft dit inschrijvers de kans om, rekening houdend met de gewijzigde economische situatie sinds de uiterste indieningsdatum voor offertes, hun offertes op het moment van gunning en sluiting aan te passen. Anderzijds worden op die manier discussies over schadevergoedingseisen tijdens de uitvoering van de opdracht vermeden.

    Kan de afname van een raamovereenkomst een oplossing bieden?

    Het is mogelijk om opdrachten te plaatsen binnen bestaande raamovereenkomsten voor zover:

    • De raamovereenkomst uitgaat van een aankoopcentrale en de overheid als afnemer is vermeld in het toepassingsgebied van de oorspronkelijke raamovereenkomst, hetzij bij naam hetzij binnen een omschrijving van potentiële afnemers;
    • De behoefte van de overheid valt binnen de werken, leveringen en diensten die het voorwerp uitmaken van de raamovereenkomst;
    • De voorwaarden en modaliteiten van de raamovereenkomst een antwoord bieden op de behoefte van de overheid;
    • De raamovereenkomst conform de regelgeving overheidsopdrachten tot stand is gekomen.

    Uiteraard kunnen ook de opdrachtnemers van de raamovereenkomsten getroffen zijn door de gevolgen van de coronacrisis. Daarom neemt de overheid best eerst contact op met de beheerder van de raamovereenkomst en/of met de opdrachtnemer alvorens een nieuwe opdracht te plaatsen.

    Raadpleeg de catalogus van de huidige raamovereenkomsten van het Facilitair Bedrijf.

    Kan de opdrachtnemer onvoorzienbare omstandigheden inroepen bij de uitvoering van lopende overheidsopdrachten?

    Lopende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten kunnen op verschillende manieren gevolgen dragen van de coronacrisis.

    Zo kan de uitvoering ervan in het gedrang komen omdat personeelsleden van de opdrachtnemer in quarantaine werden geplaatst en de personeelsorganisatie van de opdrachtnemer verstoord geraakt. Ook kan de bevoorrading van materialen of leveringen aan de opdrachtnemer gehinderd worden of kunnen de materiaalprijzen een abnormale stijging ondergaan. Intussen zijn ook veel ondernemingen verplicht gesloten.

    In sommige gevallen kunnen de gevolgen van deze coronacrisis voor de opdrachtnemers een onvoorzienbare omstandigheid zijn, die redelijkerwijs niet voorzienbaar was bij de indiening van de offerte, die niet kon worden ontweken en waarvan de gevolgen niet konden worden verholpen ook al heeft de opdrachtnemer al het nodige daartoe gedaan.

    In dat geval kan de opdrachtnemer bij de aanbestedende overheid een verzoek indienen wegens onvoorzienbare omstandigheden die het contractueel evenwicht van de opdracht in zijn nadeel ontwrichten en om een herziening van de opdracht vragen. Deze herziening kan bestaan uit een verlenging van de uitvoeringstermijn of, wanneer er sprake is van een zeer belangrijk nadeel, een andere vorm van herziening (vb. schadevergoeding) of de verbreking van de opdracht.

    De opdrachtdocumenten van de overheidsopdracht kunnen specifieke herzieningsclausules bevatten, die deze situatie regelen. Bij afwezigheid daarvan gelden de artikels 38/9 en 38/13 t.e.m. 38/15 KB Uitvoering.

    De opdrachtnemer moet voldoen aan de meldingsplicht en de omstandigheden waarop hij zich baseert, schriftelijk melden aan de overheid binnen de dertig dagen ofwel nadat ze zich hebben voorgedaan ofwel na de datum waarop de opdrachtnemer of de aanbesteder ze normaal had moeten kennen (artikel 38/14 KB Uitvoering).

    Uiteraard zal de opdrachtnemer moeten aantonen dat effectief voldaan is aan de voorwaarden van artikel 38/9 KB Uitvoering. Elk verzoek zal concreet worden beoordeeld op basis van de elementen die eigen zijn aan de opdracht zelf.

    In het licht daarvan herinneren we ook aan de schadebeperkingsplicht die de opdrachtnemers hebben. Zij moeten de schade zoveel als mogelijk beperken. Schade waarvan de opdrachtnemer niet kan aantonen dat ze niet te vermijden was, kan niet voor vergoeding in aanmerking komen.

    Het blijft op dit moment noodzakelijk om de voorschriften van de regelgeving na te leven en aan te tonen dat aan de voorwaarden van artikel 38/9 KB Uitvoering is voldaan.

    Wat kan de overheid zelf doen in de uitvoering van lopende overheidsopdrachten?

    Ook voor de overheid hypothekeert deze coronacrisis de goede uitvoering van haar opdrachten. De regelgeving biedt voor opdrachten geplaatst sinds 30 juni 2017 meerdere mogelijkheden om de gevolgen (deels) te ondervangen of de schade te beperken.

    • De overheid kan onvoorzienbare omstandigheden inroepen om een opdracht te wijzigen, wanneer ze geconfronteerd wordt met omstandigheden die ze bij het plaatsen van de opdracht niet kon voorzien. In sommige gevallen kunnen de gevolgen van deze coronacrisis voor de overheid een onvoorzienbare omstandigheid zijn. De wijzigingen aan de opdracht moeten evenwel het noodzakelijk gevolg zijn van deze omstandigheid. De algemene aard van de opdracht moet dezelfde blijven. Als de wijziging leidt tot een prijsverhoging mag dit niet meer zijn dan 50% zijn van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht en moet dit uiteraard verantwoord worden door de opdrachtnemer (artikel 38/2 KB Uitvoering). 

      Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn voor geplande opleidingen of workshops die niet online kunnen plaatsvinden en noodgedwongen uitgesteld moeten worden naar een later tijdstip.

      Opmerking: deze wijzigingsmogelijkheid geldt ook voor opdrachten die geplaatst werden vóór 30 juni 2017.

    • Kleine wijzigingen aan de opdracht die slechts een geringe financiële weerslag hebben, kunnen binnen de de minimis-regel van artikel 38/4 KB Uitvoering worden doorgevoerd.

      Het bedrag van de wijziging moet daarbij lager zijn dan de toepasselijke Europese drempels én dan 10% van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht voor leveringen en diensten en 15% van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht voor werken. Bij opeenvolgende wijzigingen wordt de waarde beoordeeld op basis van de netto-cumulatieve waarde van de opeenvolgende wijzigingen.

      Ook hier geldt als voorwaarde dat de wijziging de algemene aard van de opdracht niet mag wijzigen.

      Zo kan de overheid de oorspronkelijke betalingsmodaliteiten aanpassen om reeds gepresteerde prestaties eerder te laten facturen en te betalen dan voorzien in de opdrachtdocumenten. Uiteraard kunnen enkel verstrekte en aanvaarde prestaties worden betaald. De opdrachtnemer moet bijgevolg zijn gevorderde bedrag verantwoorden. Deze wijziging heeft op zich geen financiële weerslag indien het totaal te betalen opdrachtbedrag reeds werd vastgelegd. Gaat de wijziging van betalingsmodaliteiten gepaard met andere wijzigingen t.g.v. onvoorzienbare omstandigheden, dan kadert ze in artikel 38/2 KB Uitvoering.

    • Een schorsing op bevel van de overheid zonder betaling van schadevergoeding o.b.v. artikel 38/12, § 1 KB Uitvoering is mogelijk. Als deze schorsing het gevolg is van omstandigheden waaraan de aanbestedende overheid vreemd is waardoor de opdracht, naar oordeel van de overheid, niet zonder bezwaar op dat ogenblik kan worden verdergezet, geeft deze schorsing in principe geen recht op schadevergoeding voor de opdrachtnemer (cfr. Verslag aan de Koning bij het art. 11 van het KB Multi van 15 april 2018).

      Als de opdrachtdocumenten een herzieningsclausule bevatten waarin de overheid zich het recht voorbehoudt om de opdracht gedurende een bepaalde periode te schorsen, omdat de opdracht naar haar oordeel op dat ogenblik niet zonder bezwaar kan worden uitgevoerd (artikel 38/12, § 2 KB Uitvoering), kan deze mogelijk worden toegepast. Dit is afhankelijk van de concrete opdracht en de vermelde herzieningsclausule. 

      Ook de overheid heeft een meldingsplicht wanneer ze een opdracht schorst (artikel 38/14 KB Uitvoering). Binnen 30 dagen na voorval of kennisname van de ingeroepen omstandigheden moet ze deze schriftelijk melden aan de opdrachtnemer. Idealiter meldt de overheid de schorsing zo snel mogelijk aan haar opdrachtnemer met verwijzing naar de coronacrisis, waardoor aan de meldingsplicht is voldaan.
    • In uitzonderlijke gevallen lijkt een beroep op de algemene figuur van overmacht mogelijk. Overmacht is een onvermijdbare en onvoorzienbare situatie die er voor zorgt dat de uitvoering van de overeenkomst voor een der partijen definitief onmogelijk wordt. In dat geval zijn de partijen bevrijd van hun verbintenissen en kan de opdracht worden beëindigd. Indien de uitvoering van de overeenkomst bemoeilijkt wordt, doch niet onmogelijk is, is er geen sprake van overmacht.

      Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een vervangingsopdracht, waarbij een cateraar op één specifieke dag het interne cateringteam zou moeten vervangen wegens een geplande teamactiviteit. Ten gevolge van de algemene overheidsmaatregelen is het bedrijfsrestaurant verplicht gesloten en is de vervanging niet meer mogelijk.

    Het is aangewezen om in overleg te gaan met de opdrachtnemers van uw opdrachten om de concrete mogelijkheden te verkennen en om de schade voor alle contractspartijen zoveel als mogelijk te beperken.
    De beslissingen die de overheid neemt en de wijzigingen die ze doorvoert, moeten ook tijdens deze crisis worden genomen door een daartoe bevoegde persoon volgens de geldende delegatiebesluiten.

     

    Hoe kan de overheid een wijziging aan de overheidsopdracht doorvoeren? AANGEPAST 26/5/2020

    Het huidige KB Uitvoering vermeldt niet uitdrukkelijk hoe wijzigingen moeten worden geformaliseerd (i.t.t. het vroegere artikel 37 dat sprak over een wijzigingsbevel/eenzijdige beslissing en een bijakte).

    Zowel een eenzijdig wijzigingsbevel als een bijakte zijn nog altijd mogelijk. Bij een bijakte gaat de opdrachtnemer formeel akkoord met de wijziging.

    Van zodra wederzijdse afspraken moeten worden gemaakt over bijvoorbeeld termijnen, prijzen, aangepast voorwerp van de opdracht, biedt een bijakte meer zekerheid. Alle contractspartijen gaan immers akkoord met de wijzigingen en zullen hierover nadien geen verdere eisen meer stellen t.a.v. elkaar.

    Zowel bij een eenzijdige beslissing als bij een bijakte, moet de beslissing worden genomen door een daartoe bevoegd persoon volgens de geldende delegatiebesluiten. Ondertekening door de leidend ambtenaar van de opdracht is vaak onvoldoende, nl. wanneer dit niet overeenstemt met de omschrijving van diens mandaat in het bestek (zie bijvoorbeeld de tekst uit onze modelbestekken diensten). Wijzigingen aan de opdracht zijn daarin niet vermeld.

    Vermeld in het document steeds de rechtsgrond waarop de wijziging is gebaseerd.

    In overeenstemming met artikel 45, § 2, 4° BVCO moet ook het advies worden gevraagd van de Inspectie van Financiën, voor zover van toepassing.

    Voor een wijziging o.b.v. van artikel 38/2 KB Uitvoering kan u het model van bijakte gebruiken. Daarnaast is er een specifiek model voor een wijziging van de betalingsvoorvoorwaarden en/of de betaling van een voorschot (zie punt 4.2 en 4.3 van de omzendbrief KB 2020/01) 

    Kan de overheid haar opdrachtnemers nog betalen?

    De overheid kan én moet haar opdrachtnemers nog betalen volgens de betalingsmodaliteiten uit de opdrachtdocumenten. Daarbij blijft gelden dat betalingen enkel mogen gebeuren voor verstrekte en aanvaarde prestaties. Dit betekent dat betalingen slechts kunnen gebeuren nadat de overheid heeft vastgesteld dat de prestaties (eventueel periodiek) zijn gerealiseerd en deze vervolgens heeft aanvaard of goedgekeurd.

    Om de economische gevolgen van de coronacrisis maximaal in te perken en de liquiditeit bij opdrachtnemers mee op peil te houden, is het aangewezen dat de overheid haar betalingen correct uitvoert en zelfs bespoedigt.

    Dit kan door de verstrekte prestaties zo snel mogelijk te betalen. In lijn met de “richtlijnen voor stipte betalingen bij overheidsopdrachten” engageren alle entiteiten van de Vlaamse overheid zich om sneller tot verificatie van de schuldvorderingen of facturen over te gaan, het volledige goedkeuringsproces (inhoudelijk, budgettair en boekhoudkundig) versneld te doorlopen en vervolgens onmiddellijk tot betaling over te gaan.

    Daarnaast kan de overheid ervoor kiezen om de oorspronkelijke betalingsmodaliteiten te wijzigen, indien de opdrachtdocumenten voorzien in een eenmalige betaling op het einde van de opdracht of in voor een lange periode gebundelde betalingen (vb. halfjaarlijkse betaling). Zo kan ze reeds gepresteerde prestaties eerder laten facturen en betalen. Uiteraard kunnen enkel verstrekte en aanvaarde prestaties worden betaald. De opdrachtnemer moet bijgevolg zijn gevorderde bedrag verantwoorden. [zie ook de vraag Wat kan de overheid zelf doen in de uitvoering van lopende overheidsopdrachten?]

    Als uitzondering op het principe van betaling voor verstrekte en aanvaarde diensten kunnen voorschotten worden betaald bij opdrachten die in verhouding tot de prijs ervan grote voorafgaande investeringen vergen. Dit is mogelijk binnen de voorwaarden van artikel 67 KB Uitvoering. De overheid kan nagaan of ze momenteel overheidsopdrachten in uitvoering heeft die in een van de scenario’s passen en waarbij de toekenning van voorschotten mogelijk is. Als dat het geval is, kan ze opdracht aanpassen om in voorschotten te voorzien.

    Zie ook punt 4.1, 4.2.2 en 4.3.2 van de omzendbrief KB 2020/01.

    Wat met vertragingsboetes en straffen?

    Volgens punt 4.5 van de omzendbrief KB 2020/01 zullen de entiteiten van de Vlaamse overheid geen proces-verbaal opstellen en geen straffen toepassen bij inbreuken waarvan gedetailleerd kan worden aangetoond dat de tekortkomingen te wijten zijn aan de coronamaatregelen. Als er wel een proces-verbaal is opgesteld en als uit de verweermiddelen van de opdrachtnemer blijkt dat de inbreuk te wijten is aan en verantwoord wordt in het kader van de coronamaatregelen, wordt er evenmin een straf toegepast. Dat belet uiteraard niet dat een proces-verbaal kan worden opgesteld en in voorkomend geval een straf wordt opgelegd als er sprake is van een inbreuk op de coronamaatregelen zelf of onterecht een opdracht werd stilgelegd. 

    Bij de vertragingsboetes bepaalt de regelgeving, net zoals voor de straffen, dat ze geheel of gedeeltelijk kunnen worden teruggegeven als de toepassing van de boetes het gevolg is van een fout van de aanbestedende overheid of een onvoorzienbare omstandigheid of als er een wanverhouding bestaat tussen de vertragingsboete en het geringe belang van de te laat uitgevoerde prestaties. Vanuit die optiek en om nodeloze financiële transacties te vermijden, beveelt de omzendbrief aan om geen vertragingsboetes toe te passen als de vertraging te wijten is aan de coronamaatregelen en in het kader daarvan verantwoord kan worden.

    Als reeds vertragingsboetes werden ingehouden of straffen werden opgelegd, kan de opdrachtnemer een gehele of gedeeltelijke teruggave van deze boetes en straffen krijgen wanneer de vertraging te wijten is aan onvoorzienbare omstandigheden of wanneer er een wanverhouding bestaat tussen de boete of straf en de omvang van de vertraging of gebrekkige uitvoering (artikels 50-51 KB Uitvoering).

    Ook hier moet de opdrachtnemer zijn meldingsplicht naleven conform artikel 38/15 KB Uitvoering.