Stap: 2

De gebaande paden verlaten en met nieuwe ideeën komen is niet evident. Maar in organisaties kunnen grote problemen of vraagstukken liggen die niet via de gewone, bekende weg opgelost kunnen worden. Dat geldt bijvoorbeeld voor strategiebepalingen.

Vooraleer u keuzes maakt en begint te formuleren is het een goed idee om de creativiteit aan te spreken.

In de eerste fase (Input verzamelen) zijn veel feitelijke gegevens verzameld. Bij de aanvang van fase 2 (formuleren missie, visie en waarden) is het een kwestie eerst te verkennen waar u als organisatie voor wil gaan en welk verschil u wil maken. Starten met een open, creatieve brainstorm is een goed idee om daarna keuzes te kunnen maken waarmee de organisatie zich zal onderscheiden en op een innovatieve wijze inspelen op de huidige en toekomstige omgeving.

TIP

In deze stap kan u ook medewerkers of belanghebbenden betrekken. Een belangrijk doel is dat door het delen van ideeën en informatie draagvlak ontstaat. Een divers samengesteld team zal een onderwerp van alle kanten bekijken.

De missie

• definieert de bestaansgrond van de organisatie. Ze is gebaseerd op gemeenschappelijke, met elkaar gedeelde waarden en normen.
• geeft een antwoord op de vraag: Waarom bestaat u?
• geeft aan wat de medewerkers willen betekenen voor elkaar (intern perspectief) en voor de samenleving (extern perspectief). Welke toegevoegde waarde wil de organisatie leveren. De missie is datgene wat een organisatie wil uitdragen naar buiten.
• moet aantonen waarin de organisatie zich onderscheidt van andere organisaties.

Een aantal kenmerken van een goede missie op een rijtje:

• Dwingt tot nadenken over fundamenten: wat is essentieel en richtinggevend?
• Geeft identiteit aan de organisatie
• Werkt motiverend
• Werkt richtinggevend
• Helpt te focussen op de kernactiviteiten
• Helpt bij externe verantwoording en een gewenste profilering
• Is in principe niet tijdsgebonden
• Wordt in de overheid vaak opgelegd in een decreet
• Duurzaam
• Onderscheidend, kenmerkend
• Gedragen door de top van de organisatie
• Duidelijk

Samengevat:

• Wie bent u? Wat doet u?
• Wie zijn uw klanten? In welke van hun behoeften voorzien uw producten?
• Wat wil u betekenen voor wie?

Aanpak

Op basis van het materiaal uit fase 1 (Input verzamelen) kan u de missie voor de organisatie formuleren in een werksessie met het directieteam.

Een mogelijke methode hierbij is om uw partners, activiteiten/producten, middelen, klantenrelaties en klanten overzichtelijk weer te geven in het Business Canvas Model. Centraal kan u daarin uw ‘value proposition’ of voornaamste doelen weergeven, die bijgeschaafd kunnen worden tot een coherente missie. Neem bij het invullen van dit model de focus op de toekomstige en gewenste situatie voor de organisatie.

TIP

Tijdens de werksessie is het de bedoeling om consensus te vinden over alle relevante elementen van de missie en de toon voor de tekst. De redactie tot een correcte en vlotte tekst kan best na de werksessie gebeuren.

De visie voor een organisatie kan omschreven worden als een realistische dagdroom en geeft een antwoord op de vraag: Waar wil u naar toe?

De visie drukt uit dat de organisatie de missie in een veranderende omgeving waarmaakt.

De visie beantwoordt vier vragen:

1. De organisatie formuleert wat ze wil bereiken als een hoger doel. Wat zijn uw idealen?
2. De visie is ambitieus en streeft naar een gewaagd doel: waarheen gaat u?
3. De organisatie toont haar unieke eigenschappen in de visie. Waarin blinkt u uit? Welke kernkwaliteiten zet u in?
4. Tot slot kan de visie ook de kernwaarden weergeven: waarvoor staat  u? De visie streeft naar een collectief beeld, gedeeld door alle betrokkenen.

Een aantal kenmerken van een goede visie:

• Relatief stabiel en consistent in de tijd
• Biedt inspiratie en houvast bij verandering
• Geeft het doel aan en niet de weg hoe de organisatie dat doel gaat bereiken
• Containerbegrippen (bijvoorbeeld draagvlak, globalisering) en lege begrippen (vb optimale, effectieve...) zijn uit den boze. Zeg wat u bedoelt en maak het concreet.

 

De kernwaarden bepalen vanuit welke overtuiging en welke waarden een organisatie haar taak wil waarmaken. De waarden van de organisatie vormen de sleutel tussen strategie en cultuur. De waarden moeten de organisatie ondersteunen in het realiseren van haar doelstellingen.

• Is dit waar uw organisatie voor en achter wil staan?
• Hoe / van waaruit zal u dit doen?

In fase 1, het verzamelen van strategische input, zullen er al waarden aan bod gekomen zijn bij de verschillende analyses. In SWOT-analyses e.d. ligt de nadruk echter vaak op meer analytische en rationele elementen. De lijst met waarden is daarom waarschijnlijk nog niet volledig.

Mogelijkheden om ideeën te genereren ligt in de antwoorden op vragen als:

• Aan welke waarden toetst u uw beslissingen op het werk af?
• Welke waarden ziet u uw collega’s gebruiken?
• Welke waarden worden nog te weinig gebruikt?

De vier waarden die de Vlaamse overheid heeft gedefinieerd kunnen een inspiratie zijn of startpunt voor een vertaling of invulling naar de eigen organisatie.

1. Openheid
2. Daadkracht
3. Wendbaarheid
4. Vertrouwen

Voor meer informatie: http://www.bestuurszaken.be/waarden-vlaamse-overheid.  

Na de brainstorm moeten er waarschijnlijk nog enkele ‘waardegebonden omschrijvingen’ vertaald worden naar echte ‘waarden’. Een heel eenvoudig voorbeeld: als er uit de brainstorm kwam: ‘Er mag geen geld gestolen worden’, dan kan u dit bijvoorbeeld vertalen naar ‘betrouwbaarheid’ of ‘integriteit’. Er ligt dan waarschijnlijk een (te) lange lijst van (potentiële) waarden. Er kan overlopen worden welke dubbel er zijn en die al schrappen of welke geclusterd kunnen worden onder 1 noemer. Vandaaruit kan u de stappen zetten naar de keuze van een beperkt aantal kernwaarden.

Hoe u later aan de slag kan met deze waarden in uw organisatie, leest u in de Toolbox waarden/organisatiecultuur.

Wanneer je tot de formulering van de missie, visie en waarden geraakt bent, na de brainstorm- en discussiefase zal het resultaat (of onderdelen ervan) getoetst moeten worden aan de analyses en uitgangspunten uit fase 1 (Input verzamelen).

Voor de tekstredactie van de missie, visie en waarden spreekt u best iemand aan met een communicatiebril of taalgevoel om de tekst op punt te stellen. Pas wel op dat er bij de redactiefase geen aanpassingen gebeuren aan zaken die erg gevoelig liggen.

Het resultaat van dit deel kan al gevalideerd worden alvorens verder te gaan naar de volgende fase waar de doorvertaling naar doelstellingen zal gebeuren.

Een traject van strategieformulering gaat in twee richtingen. Na het formuleren van de SD’s is het mogelijk dat er toch nog wijzigingen aan Missie/Visie/Waarden noodzakelijk zijn om de lading te dekken. Sta dus open voor aanpassingen, maar vermijd eindeloos over en weer te blijven gaan.

TIP

Het resultaat van deze stap leent zich tot bredere communicatie binnen de organisatie. Wanneer alle medewerkers geïnformeerd zijn, kan dit de betrokkenheid verhogen en kan men dit vertalen in zijn of haar job.