chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Fase 3: Doelstellingen bepalen

    Een doelstelling is de beschrijving van de gewenste toestand waarin een organisatie wil terecht komen in de toekomst, uitgedrukt in concreet te bereiken resultaten, die te meten zijn met de bijbehorende indicatoren of maatstaven.

    Er bestaan verschillende types doelstellingen. Het onderscheid tussen missie en visie krijgt soms verschillende invullingen, maar ook het onderscheid tussen strategische doelstellingen en operationele doelstellingen wekt vaak verwarring op.

    In de theorie bestaan hier uiteenlopende interpretaties van. Voor deze toolbox werd gekozen voor het volgende onderscheid:

    • een strategische doelstelling gaat over een gewenst effect
    • een operationele doelstelling gaat over een instrument om dat effect te bereiken

    De doelstellingencascade maakt duidelijk hoe elke strategische doelstelling omgezet wordt in specifieke operationele doelstellingen. Deze worden op hun beurt geconcretiseerd door processen en projecten waarbinnen concrete acties gedefinieerd worden.

    In onderstaand schema ziet u een weergave van de doelstellingencascade.

    doelstellingencascade

    • 1

      Strategische doelstellingen

      Vertrekkend vanuit de missie, visie en waarden van de organisatie kunnen strategische doelstellingen geformuleerd worden.

      Strategische doelstellingen verduidelijken een welbepaald effect dat beoogd wordt. Het zijn algemene doelstellingen voor de middellange en lange termijn die een algemene richting aangeven die de organisatie wil uitgaan. Deze beschrijven de uiteindelijke resultaten of effecten die de organisatie beoogt. Gegeven de interne en externe omstandigheden waarin de organisatie in de volgende jaren moet opereren, helpen de strategische doelstellingen duidelijk te maken wat de focus van de organisatie zou moeten zijn om in staat te zijn de visie met succes na te streven.

      Strategische doelstellingen: opstellen en toetsen

      Strategische doelstellingen zijn traditioneel lange-termijndoelstellingen. Ze zijn gebaseerd op de missie en visie van de organisatie. Strategische doelstellingen worden geformuleerd op niveau van de organisatie, dus het zijn geen ‘afdelings-‘ of ‘teamdoelstellingen’. Omwille van hun strategische karakter worden deze doelstellingen geformuleerd door het management, dat ook de missie en de visie gevalideerd heeft.

      Er zijn verschillende bronnen die in aanmerking genomen moeten worden bij het opstellen van strategische doelstellingen:

      • Entiteitsoverschrijdende documentatie
      • Decreten, regelgeving, kernopdrachten voor de entiteit
      • Missie, visie en organisatiestrategie (die in principe ook al rekening houden met de twee bovenstaande bronnen, die u in de eerste fase in kaart bracht)

      De strategische doelstellingen kunnen ook onderverdeeld worden in types:

      • Doelstellingen met rechtstreekse link met politieke beleidskeuzes
      • Doelstellingen die de recurrente werking betreffen -
      • Doelstellingen die de interne werking van een entiteit betreffen

      Onderstaand schema geeft dit in grote lijnen weer.

      Strategische doelstellingen opstellen en toetsen

      Bron: sites/default/files/20140522_CAG_04_DOC037_a_Doelstellingenmngt_Taxonomie.docx

      Neem de bovenvermelde bronnen, voornamelijk de missie en de visie van de organisatie, en omschrijf wat er moet gebeuren/veranderen om deze te realiseren. Dit vormt de inhoudelijke basis van waaruit strategische doelstellingen geformuleerd kunnen worden.

      TIP

      Zorg dat doelstellingen helder, eenduidig en enkelvoudig geformuleerd zijn. Probeer ook het aantal strategische doelstellingen te beperken.

      Wat vaak gebeurt, is dat een operationeel probleem binnen een organisatie tot ‘strategisch’ uitgeroepen wordt als het maar belangrijk genoeg is of lang genoeg aansleept. Probeer dit te vermijden.

      Evalueer na het formuleren van de strategische doelstellingen of ze voldoen aan de AMORE-criteria:

      • Ambitieus
        Is de doelstelling ambitieus zijn en legt ze de kern van de missie/visie van de entiteit bloot?
      • Motiverend
        Een doelstelling moet medewerkers aanspreken, zij moet motiveren en energie geven.
      • Inspirerend
        Een doelstelling is inspirerend of motiverend als medewerkers het zinvol vinden en ze een duidelijk verband zien tussen hun eigen inspanningen en het doel.
      • Onderscheidend
        Strategische doelstellingen zijn de vertolking van de eigenheid in een organisatie en dragen daarmee bij tot het onderscheidend vermogen.
      • Relevant
        Strategische doelstellingen moeten voor alle belanghebbenden relevant zijn. Een goede doelstelling richt zich op gemotiveerde medewerkers, en daarnaast ook op klanten en aandeelhouders.
      • Echt
        Een strategische doelstelling moet authentiek en geloofwaardig zijn.

      TIP

      Maak een eenvoudige en overzichtelijke strategische kaart op om een duidelijk overzicht van Missie/Visie/Waarden/Strategische doelstellingen van de organisatie te hebben:

      • Dit is de basis voor interne en externe communicatie
      • Dit is nodig om deze zaken te doen leven in de organisatie bij alle medewerkers
      • Dit is handig als opvolgingsinstrument

      Strategische doelstellingen: redactie en validatie

      Strategische doelstellingen moeten door iedereen op dezelfde manier geïnterpreteerd worden, daarom is het belangrijk dat ze helder geformuleerd zijn. Zorg ervoor dat, na een eerste inhoudelijke denksessie met het management, iedere strategische doelstelling geformuleerd wordt als “substantief + werkwoord teneinde beoogde doel tegen vooropgestelde timing.”

      TIP

      Vermijd ambiguïteit en krijg scherp ‘wat’ er moet veranderen en ‘hoe’ dit zal vastgesteld worden.

      Zorg dat niet alles onder één doelstelling geschoven wordt. Doe dit door:

      • Te werken met volzinnen
      • Overbodige en ambigue woorden te schrappen
      • Na te gaan of de formulering een duidelijk antwoord biedt op:
        • Wat moet er veranderd worden?
        • Wat moet u doen om dit te veranderen?  
        • Wat ziet u als het veranderd is?

      Zorg na de redactie van de strategische doelstellingen voor een expliciete validatie door het management vooraleer te communiceren binnen de organisatie. Evalueer eventueel nogmaals aan de hand van de AMORE-criteria (zie stap 3.1.1. Strategische doelstellingen opstellen en toetsen).

    • 2

      Operationele doelstellingen

      Vertrekkend vanuit de strategische doelstellingen kunnen operationele doelstellingen geformuleerd worden.

      Operationele doelstellingen zijn een meer concrete vertaling van de omvattende relatief abstracte ambitie die verwoord staat in een strategische doelstelling. Via operationele doelstellingen worden lange en middellange-termijndoelstellingen omgezet in kortetermijndoelstellingen.

      Operationale doelstellingen opstellen en toetsen

      Een operationele doelstelling:

      • is gebaseerd op een bovenliggende strategische doelstelling
      • concretiseert deze bovenliggende strategische doelstelling
      • legt de link met onderliggende processen, projecten en competenties
      • heeft een kortere tijdshorizon dan de strategische doelstelling
      • is geformuleerd op niveau van afdeling, dienst, of team
      • is geformuleerd door de leiding van een afdeling of een team
      • is SMART geformuleerd

      Laat iedere afdeling/dienst/team op basis van de strategische doelstellingen operationaliseren hoe deze verwezenlijkt kunnen worden.

      Evalueer na het formuleren van de operationele doelstellingen of ze voldoen aan de SMART-criteria:

      • Specifiek
        Is de operationele doelstelling duidelijk en concreet? De doelstelling moet een waarneembare actie, gedrag of resultaat beschrijven waaraan een getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven verbonden is. Een heldere doelstelling geeft antwoord op de zes w-vragen:
        • Wat wil u bereiken?
        • Wie zijn erbij betrokken?
        • Waar gaat u het doen?
        • Wanneer gebeurt het?
        • Welke delen van de doelstelling zijn essentieel?
          Waarom wilt u dit doel bereiken?
      • Meetbaar
        Hoeveel gaat u doen? Hoe kan u dat vaststellen? Er moet een systeem, methode en procedure zijn om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is. Een meetbaar doel moet u kunnen zien, horen, proeven, ruiken of voelen. Een meetbare doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Doe zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen.
      • Acceptabel
        Is er draagvlak voor de operationele doelstelling? Is deze doelstelling in overeenstemming met het beleid en de strategische doelstellingen van de organisatie? Zijn de betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling?
      • Realistisch
        Is de operationele doelstelling haalbaar? Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen? Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden? Hebben ze voldoende knowhow, capaciteit, middelen en bevoegdheden?
      • Tijdgebonden
        Heeft de operationele doelstelling een duidelijke timing? Wanneer begint u? Wanneer bent u klaar? Wanneer is het doel bereikt?

      Vergeet na deze evaluatie ook niet om de operationele doelstellingen te toetsen op volledigheid. Wordt aan alle strategische doelstellingen gewerkt via de totaliteit van de operationele doelstellingen? Zijn er bestaande lopende processen of projecten die niet onder de geformuleerde doelstellingen thuis te brengen zijn? Maak dan de afweging: dragen deze processen en projecten nog bij tot de realisatie van de strategische doelstellingen en dus de missie/visie van de organisatie?

      • Zo neen: dan dienen deze afgebouwd te worden.
      • Zo ja: dan moeten de operationele doelstellingen herbekeken en aangevuld worden.

       

      Operationale doelstellingen: redactie en validatie

      Zorg dat de operationele doelstellingen voor heel de organisatie op hetzelfde niveau geformuleerd zijn. Integreer overlappende operationele doelstellingen, in samenspraak met de opstellers ervan. Vermijd ambiguïteit. (zie 3.1.2)

      Zorg na de redactie van de operationele doelstellingen voor een expliciete validatie door de betrokken afdeling/ het betrokken team, maar ook door het management. Evalueer eventueel nogmaals aan de SMART-criteria. (zie 3.1.2)

    • 3

      Indicatoren

      Een indicator is een meeteenheid die onrechtstreeks een benadering geeft van een bepaalde grootheid/fenomeen - vaak ook gebruikt in de zin van een maatstaf: deze meet/telt een fenomeen precies en ondubbelzinnig.

      Er bestaan verschillende types van indicatoren:

      • Inputindicator
        Inputindicatoren leveren informatie over de ingezette en de geplande middelen (financiële middelen, personele middelen, materiële middelen).
      • Omgevingsindicator:
        Indicator die informatie levert over factoren buiten de organisatiegrens. In tegenstelling tot effectindicatoren zijn ze niet rechtstreeks gekoppeld aan beleidsdoelstellingen. De invloed van omgevings- en externe factoren kan naast de beleidsoutput, een alternatieve of aanvullende verklaring vormen voor de vastgestelde effecten of veranderingen.
      • Procesindicator:
        Indicator die informatie levert over de activiteiten die de organisatie uitvoert, in de vorm van projecten en processen.
      • Outputindicator:
        Indicator die informatie levert over de prestaties van de organisatie. Dat kunnen fysieke producten zijn, bestemd voor individuele burgers of collectieve goederen (bv. identiteitskaart, vergunning, riolering), of een bepaalde dienstverlening (bv. advies, begeleiding, informatie) of de kwaliteit van de prestaties.
      • Effectindicator:
        Indicator die informatie levert over factoren en fenomenen buiten de organisatie. Beleid is doorgaans gericht op het beïnvloeden van deze factoren. Effecten zijn dan in se de veranderingen bij deze factoren.

      Aangezien strategische doelstellingen omgezet worden in operationele doelstellingen en deze operationele doelstellingen opgevolgd worden via indicatoren, is het niet strikt noodzakelijk om voor strategische doelstellingen aparte indicatoren te formuleren.

      Het kan nuttig zijn om bepaalde indicatoren van operationele doelstellingen (of een aggregatie van deze indicatoren) te laten opvolgen door het management. Let erop dat dit enkel de cruciale indicatoren zijn, zodat het management niet belast wordt met het opvolgen van iedere individuele operationele doelstelling.

      U kan er ook voor kiezen om de operationele doelstellingen op afdelingsniveau te laten opvolgen en om enkel te escaleren naar het management indien bepaalde doelstellingen niet gehaald dreigen te worden.

      Indien u ervoor kiest om toch ook de strategische doelstellingen op een geaggregeerd niveau op te volgen, zal de bijhorende indicator meestal een output- of zelfs een effectindicator zijn.