Bij de uitwisseling van berichten (brief, mail …) met burgers is het niet langer vereist om de naam en het telefoonnummer van een individueel personeelslid te vermelden. Een generiek telefoonnummer, een mailbox van de instantie of een onderdeel ervan is voldoende (art. II.20).

De verplichting om beroepsmogelijkheden te vermelden bij de kennisgeving van beslissingen of administratieve rechtshandelingen, blijft bestaan (art. II.21). Als beroepsmogelijkheden niet worden vermeld, heeft dat niet langer de ongeldigheid van de kennisgeving tot gevolg. De beroepstermijn blijft daardoor wel opgeschort. De beroepstermijn begint in dat geval pas te lopen 4 maanden na de kennisgeving. De beroepsinstanties binnen de Vlaamse overheid moeten daarmee rekening houden als ze de ontvankelijkheid van het beroep beoordelen.

De definitie van ‘bestuursdocument’ wijkt op 2 punten af van die in het openbaarheidsdecreet, maar de draagwijdte van het begrip is onveranderd:

- De nadruk ligt niet langer op de ‘drager’, maar op de informatie die op een drager beschikbaar is. Er is gekozen voor een herformulering omdat die beter aansluit bij de definitie van de richtlijn milieu-informatie en omdat, vooral in hoofdstuk hergebruik, abstractie moet kunnen worden gemaakt van de bestaande drager.

Maar het blijft uiteraard wel zo dat alleen beschikbare data onder het toepassingsgebied vallen en dat de hoofdstukken toegang en hergebruik geen verplichting impliceren om data te verwerken en te ordenen. Instanties zijn niet verplicht informatie te creëren of te verwerken (art. II.31, derde lid en art. II.57).

- Er is nu sprake van informatie ‘die in het bezit is van een overheidsinstantie’ in plaats van ‘waarover een overheidsinstantie beschikt’. Er is gekozen voor de herformulering omdat de term ‘beschikken’ ten onrechte soms zo geïnterpreteerd werd dat informatie als bestuursdocument moet worden beschouwd zodra een overheidsinstantie die informatie ergens kan verkrijgen of kan opvragen. De Raad van State, afdeling bestuursrechtspraak, heeft in het verleden al bevestigd dat ‘beschikken’ niet in die zin mag geïnterpreteerd worden.

Anderzijds moet alle informatie die een overheidsinstantie juridisch bezit als bestuursdocument worden beschouwd, ook al heeft de instantie die niet feitelijk in bezit. Dat is bijvoorbeeld het geval als informatie in een archief is neergelegd of tijdelijk in het bezit is van een derde, of door derden ter beschikking wordt gehouden op grond van reglementaire bepalingen.

Inhoudelijk heeft het begrip dus nog exact dezelfde betekenis als in het openbaarheidsdecreet.

De aanvrager moet zijn naam en zijn postadres opgeven. De loutere vermelding van een mailadres volstaat niet langer. Die maatregel is genomen om misbruik van de openbaarheidsregeling en het indienen van verzoeken onder een fictieve naam te ontmoedigen.

- In het hoofdstuk ‘Toegang tot bestuursdocumenten’ staan de bepalingen uit het archiefdecreet die de uitzonderingsgronden voor de toegang tot bestuursdocumenten beperken. De termijnen worden aangepast (art. II.37).

- Tot 20 jaar na opmaak van het bestuursdocument gelden alle uitzonderingsgronden;

- Tussen 20-50 jaar gelden alleen de uitzonderingen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de vertrouwelijkheid van informatie van derden, internationale betrekkingen, commerciële informatie en decretale geheimhoudingsplicht (behalve voor milieu-informatie).

- Tussen 50-120 jaar geldt alleen de uitzondering ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer, maar die uitzondering geldt tot maximaal 20 jaar na het overlijden van de betrokkene.

- Vanaf 120 jaar geldt geen enkele uitzondering nog.

- Voor documenten die ouder zijn dan dertig jaar en die informatie van persoonlijke aard bevatten, geldt niet langer de voorwaarde dat een belang moet worden aangetoond (art. II.40, §3).

- Hogescholen, universiteiten of erkende onderzoeksinstellingen kunnen in het kader van wetenschappelijke doeleinden inzage krijgen in bestuursdocumenten die normaal uitgesloten worden van openbaarmaking op grond van artikel II.34 tot en met II.36 (art. II.38). (zie ook uitvoeringsbesluit BVR 1 februari 2019)

De termijn voor de behandeling van openbaarheidsverzoek wordt aangepast (art. II.43). Er is voortaan nog maar één termijn waarbinnen beslist en uitgevoerd moet worden. Die bedraagt voortaan 20 kalenderdagen (vroeger bestond er een termijn van 15 dagen om te beslissen en 30 dagen om uit te voeren). Die termijn van 20 dagen is nog altijd korter dan de termijn van één maand die is bepaald in Verdrag van Aarhus. Hij is verlengbaar tot 40 dagen, op voorwaarde van motivering.

Een instantie die een openbaarheidsverzoek inwilligt (al dan niet gedeeltelijk), moet de aanvrager erop wijzen dat dat geen toestemming inhoudt om die informatie ook te gaan hergebruiken (art. II.44, §3). Op dit moment blijken veel burgers en bedrijven niet op de hoogte van het onderscheid tussen de openbaarheid en het hergebruik van overheidsinformatie. Deze bepaling vestigt nu de aandacht nu op dat onderscheid. Voor hergebruik van overheidsinformatie bestaat er immers een afzonderlijke procedure.

De procedure voor de verbetering van bestuursdocumenten (art. II.47) wordt nu geregeld in een afzonderlijke afdeling met het oog op duidelijkheid en leesbaarheid. Ook hier wordt de behandelingstermijn op 20 kalenderdagen gebracht.

Bij de beroepsprocedure wordt nu uitdrukkelijk bepaald (art. II.48, §2) dat de aanvrager een afschrift van zijn oorspronkelijke openbaarheidsverzoek en de eventuele weigeringsbeslissing van de instantie moet meesturen. Die bepaling moet onnodig tijdverlies voorkomen.

Art. II.53 expliciteert dat de broncode van computerprogramma’s niet valt onder het toepassingsgebied. Vroeger stond dat alleen in de memorie van toelichting.

De verplichting voor instanties om hergebruikers op de hoogte te brengen als bestaande informatie niet langer geproduceerd wordt, is vervangen door een algemene informatieverplichting (bijvoorbeeld via een website) (art. II.58).

De aanvraag- en beroepsprocedure en de behandelingstermijnen worden maximaal afgestemd op die van de toegang tot bestuursdocumenten vanwege de samenhang tussen beide regelingen (art II.63-66 en art. II.69-73).

De voorwaarde dat de aanvrager schriftelijk moet instemmen met de licentievoorwaarden (art. 12, §4, Decreet Hergebruik) wordt geschrapt. Het aanvaarden van de voorwaarden kan op eender welke wijze blijken. Zo kunnen de mogelijkheden van Open Data optimaal benut worden (art. II.66).

De beroepsinstantie kan voortaan onvoorwaardelijk hergebruik toestaan als een afwijzende beslissing ongegrond is en de betrokken instantie verzuimt om de noodzakelijke bestuurshandelingen te verrichten (art. II.72).

De Vlaamse Regering wordt gemachtigd om de samenwerking tussen gegevensinitiatoren en de overheidsinstantie die een authentieke gegevensbron beheert, te regelen (art. III.67). Die bepaling laat toe dat de Vlaamse Regering bij besluit het decentrale beheer van een authentieke gegevensbron regelt. Afspraken worden in dit verband gemaakt tussen  gegevensinitiatoren (bijvoorbeeld gemeenten) en een andere overheid die instaat voor het beheer van een authentieke gegevensbron. De Vlaamse Regering kan daarbij ook verplichtingen opleggen. Voorlopig heeft de Vlaamse Regering nog niet van die mogelijkheid gebruik gemaakt.

Het ‘weigeringsrecht’ wordt decretaal verankerd: vanaf een datum die de Vlaamse Regering bepaalt, kunnen burgers zonder verlies van rechten weigeren gegevens aan een overheidsinstantie te bezorgen als die gegevens al in een erkende authentieke gegevensbron aanwezig zijn. Dat weigeringsrecht versterkt het ‘only once’-principe, dat al in 2008 decretaal is vastgelegd: burgers kunnen niet alleen een klacht indienen overeenkomstig artikel II.75, maar (op termijn) ook weigeren gegevens te bezorgen die ze al eerder hebben bezorgd.

Als Vlaamse authentieke gegevensbron zijn vandaag erkend:

- het adressenregister (CRAB);

- het Grootschalig referentiebestand (GRB);,

- voorkooprechten;

- bedrijventerreinen;

- de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (LED).

Daarnaast moeten ook de volgende federale gegevensbronnen gebruikt worden:

- het Rijksregister;

- de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ);

- de sociale gegevensbronnen;

- de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO).

Voorlopig is dit principe nog niet in werking, omdat de Vlaamse Regering nog moet bepalen vanaf wanneer de burger welke gegevens niet meer ter beschikking hoeft te stellen.

In het hele bestuursdecreet is bewust geopteerd voor de term ‘bestuursdocument’, ter vervanging van de term ‘archiefdocument’ omwille van de algemene leesbaarheid en de brug naar andere concepten zoals openbaarheid en hergebruik.

Het Archiefdecreet hanteerde een specifieke term om de bestuurlijke verantwoordelijkheid aan te duiden, namelijk ‘archiefzorg’. In het bestuursdecreet wordt consequent voor de term ‘bestuurlijke verantwoordelijkheid’ gekozen, om het taalgebruik zo helder mogelijk te houden.

In het Archiefdecreet werd het concept ‘selectielijst’ voor het eerst in Vlaamse regelgeving geïntroduceerd. Een selectielijst werd in het Archiefdecreet gedefinieerd als ‘staat van categorieën archiefdocumenten die voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen, voorafgegaan door een verantwoording, met vermelding van termijnen na het verstrijken waarvan de vernietiging wel of niet mag plaatsvinden’.

Een selectielijst is dus een lijst van categorieën archiefdocumenten waarbij per categorie wordt aangegeven hoe lang de categorie bewaard moet blijven en of ze al dan niet vernietigd mag worden.

Het probleem van dit concept is echter dat het over een lijst gaat en dat er in principe geen mogelijkheid is om voor losse categorieën van bestuursdocumenten een bewaartermijn en een bestemming te bepalen. Zeker niet in combinatie met de manier van goedkeuren die in het Archiefdecreet werd opgelegd: namelijk het goedkeuren van een volledige selectielijst en niet van bewaartermijnen en bestemmingen per categorie van bestuursdocumenten.

Deze problematiek is opgelost door het concept ‘selectielijst’ te vervangen door het concept ‘selectieregel’. Het concept ‘selectieregel’ wordt verder toegelicht in artikel III.87.

De bevoegdheidsverdeling met de federale overheid is verduidelijkt op decretaal niveau in artikel III.79 §2.

Elke lokale overheid moet een verantwoordelijke aanduiden die beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert (art. III.81). Dat artikel verschilt vooral terminologisch van het archiefdecreet: de term ‘kwaliteitscriteria’, die gehanteerd werd in het Archiefdecreet, is vervangen door de term ‘beheersregels’. 

Het artikel legt evenwel geen extra administratieve lasten op: de bestaande verplichtingen zijn eenvoudiger en concreter geformuleerd. Wat vandaag impliciet in het Archiefdecreet staat, (bijvoorbeeld art. 7, 4°: ‘de uitvoerders van het archiefbeheer zijn voldoende deskundig om die taak uit te voeren’) wordt nu geëxpliciteerd. Art. III.81, §2 bepaalt bijvoorbeeld: ‘De lokale overheden wijzen een verantwoordelijke aan die de beheersregels vastlegt, opvolgt en uitvoert.’

Elke lokale overheid maakt de categorieën van bestuursdocumenten, waarvoor zij bestuurlijk verantwoordelijk is (op serieniveau aan de hand van metadata) bekend in het centraal register van de Vlaamse overheid (art. III.82). Dat register zal, in vergelijking met het Archiefdecreet, meer informatie bevatten, aangezien ook de goedgekeurde selectieregels (zie verder voor meer informatie over selectieregels) daarin opgenomen worden, waarna ze onmiddellijk uitwerking hebben.

Bij een opheffing, ontbinding, splitsing of samenvoeging van instanties gaat de bestuurlijke verantwoordelijkheid over naar rechtsopvolger(s) of instantie(s) die bij ontbinding aangewezen zijn (art. III.83).

Dit artikel zorgt ervoor dat bestuursdocumenten van overheidsinstanties die opgeheven, ontbonden, samengevoegd of gesplitst worden niet onbeheerd (achter)blijven. Het algemeen geldende basisprincipe is dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid over de bestuursdocumenten naar die overheidsinstantie gaat die de verantwoordelijkheid overneemt voor de taak waaruit de bestuursdocumenten voortvloeiden. Kortom: bestuursdocumenten volgen de bevoegdheden.

In vergelijking met het Archiefdecreet werd het artikel verder verduidelijkt en is er voor elke situatie (opheffing, splitsing en samenvoeging) een basisscenario uitgewerkt.

Elke categorie van bestuursdocumenten krijgt een selectieregel (minimaal naam, bewaartermijn en bestemming). Selectieregels hoeven niet meer te worden goedgekeurd door de Vlaamse Regering, maar zijn geldig na publicatie in het register voor een periode van ten hoogste 5 jaar (art. III.87). Selectieregels moeten wel nog altijd goedgekeurd worden door de bevoegde selectiecommissie

Er is geopteerd voor een geldigheidstermijn van 5 jaar in plaats van 10 jaar omdat de context waarin een bestuursdocument tot stand komt, niet dezelfde blijft en voortdurend aan veranderingen onderhevig is,

De minimale inhoud van een selectieregel wordt op decretaal niveau vastgelegd, aangezien de vernietiging van bestuursdocumenten het grondwettelijk recht van een burger om een afschrift van bestuursdocumenten te ontvangen, inperkt.

Voor de praktische invulling onderhandelt het Facilitair Bedrijf een samenwerkingsakkoord met de federale overheid (het Rijksarchief).

De Vlaamse Regering kan een of meer selectiecommissies oprichten voor de lokale overheden (art. III.88).

De overgangsbepaling die opgenomen was in het Archiefdecreet, was onbeperkt geldig. De overgangsbepaling is nu slechts 5 jaar na de inwerkingtreding van het bestuursdecreet geldig.

Er is een tweede mogelijkheid voorzien voor lokale overheden om bestuursdocumenten te vernietigen. Naast de standaardregeling om bestuursdocumenten te vernietigen op basis van goedgekeurde selectieregels, is het nu ook mogelijk om toestemming te vragen aan de selectiecommissie. Dat laat instanties toe om een eenvoudigere en dus snellere procedure te volgen als de situatie een dringende vernietiging van bestuursdocumenten vereist.