Kies voor een achtergrond die de aandacht niet afleidt. Kijk of er geen persoonlijke of storende dingen in het zicht staan. Bij heel wat online vergaderplatformen kun je daarom de achtergrond aanpassen of vervagen.

Thuis zit je idealiter in de meest rustige kamer met de deur dicht. Probeer huisdieren in een andere kamer te houden. En vergeet niet om de meldingen op je computer en persoonlijke apparaten uit te schakelen.

Als je een videovergadering organiseert, nodig dan enkel diegenen uit die echt aanwezig moeten zijn. Kleinere groepen zijn vaak productiever en meer betrokken.

 Beweeg niet te veel (en loop niet rond als je een mobiel toestel gebruikt), want dat kan voor de andere deelnemers storend zijn. 

Mensen die van thuis of een andere locatie de hybride vergadering bijwonen, voelen zich al snel een buitenstaander ten opzichte van hen in de vergaderzaal. Let er dus op dat je hen voldoende betrekt. dat doe je zo:

• Begin de vergadering met wat 'smalltalk' met alle deelnemers. Zo verlaag je nadien de drempel voor thuiswerkers om iets in te brengen en actief te participeren en vermijd je de tweedeling tussen het kantoor en de 'anderen'. Anders verplaatst het gesprek zich veelal richting de fysieke deelnemers.
• Als je spreekt tot een persoon op een andere locatie, richt je dan naar het scherm of de microfoon en niet zijdelings.
• Zorg dat mensen met een stille stem vooraan zitten in de zaal
• Zet je stoel zo dat ook diegene op het scherm zich betrokken voelt. Voorkom dus een kring met de gezichten naar elkaar maar draai je stoel of zit in een halve cirkel. 

Controleer of er voldoende licht is, zodat iedereen je goed kan zien. Zorg dat je frontaal in het licht gaat zitten. Als je geen natuurlijk licht hebt, kan je een lamp achter je laptop zetten die je gezicht verlicht. Ga niet met je rug naar een raam of een andere lichtbron zitten, want dan zien collega’s alleen jouw silhouet.

Zorg dat de camera van je toestel zich op je ooghoogte (of iets daarboven) bevindt. Eventueel kan je je laptop op een stapel boeken wat hoger plaatsen.

Spreek langzaam, luid genoeg en articuleer goed tijdens onlinevergaderingen, zeker als je in een (wat grotere) vergaderzaal zit.
Ook de kwaliteit van de internetverbinding thuis kan variëren. Hou er daarom rekening mee dat er vaak een kleine vertraging optreedt als iemand praat. Wacht dus even nadat je een vraag gesteld hebt of nadat iemand een antwoord gegeven heeft. Zo onderbreek je elkaar niet ongewild.

Door je microfoontje uit te zetten vermijd je dat je microfoon storende achtergrondgeluid oppikt terwijl anderen aan het spreken zijn. Als je eventjes iets anders moet doen of als er iemand onverwacht binnenkomt, is het een goed idee om zowel je microfoon als je camera tijdelijk uit te zetten. Zo zorg je niet voor afleiding.

Tijdens 'live'vergaderingen is het makkelijk om in te schatten wanneer de andere klaar is met spreken en wanneer jij kan inpikken. Tijdens een videogesprek zijn die signalen niet altijd even duidelijk. Ook kan er vertraging op het geluid zitten, waardoor je sneller door elkaar gaat praten. Spreek daarom bijvoorbeeld af dat je wanneer je iets wil zeggen, je je hand (of het handsymbooltje) opsteekt.

Zeker in grote groepsgesprekken is het nuttig dat iemand als moderator optreedt om alles in goede banen te leiden.

Geluid is tijdens je videovergadering – o.a. door het gemis van non-verbale communicatie – de belangrijkste vorm van communicatie. Het kan erg vermoeiend zijn voor de andere deelnemers zijn wanneer je microfoon op de laptop slecht functioneert. Gebruik daarom dus een headset, altijd.

Tijdens een videogesprek kan je je scherm delen om bijvoorbeeld een presentatie of document te tonen. Hou er dan wel rekening mee dat alles wat jij op je scherm ziet, ook zichtbaar is voor de andere deelnemers aan de vergadering. Sluit daarom bladen en programma’s die niet van belang zijn en verberg gevoelige of persoonlijke informatie.

Als je merkt dat de deelnemers aan je videovergadering een beetje ‘vergadermoe’ worden, dan moet je de dynamiek wat aanzwengelen. Las eens een pauze in, voorzie een hybride drink, doe een spel of kwis (er betaan leuke apps voor zoals Kahoot bijvoorbeeld), doe een stemming rond bepaalde agendapunten. Of waarom niet, vertel een mop :-)

Zet de camera uit als het beeld schokt of de geluidskwaliteit laag is. De bandbreedte van de internetverbinding kan namelijk onvoldoende zijn voor audio en beeld tegelijk. Door je camera uit te zetten wordt de verbinding minder belast.

En als je voor je videovergadering een smartphone gebruikt, hou je toestel dan niet aan je oor.