Datum:

30 oktober 2020

Aanhef:

Aan de lijnmanagers en de personeelsleden van de diensten van de Vlaamse overheid of van instanties binnen de Vlaamse overheid die aangesloten zijn bij de GDPB

Betreft:

Ergonomisch werken met beeldschermen: beleid en procedure individueel advies

Deze richtlijn “Procedure ergonomisch werken met beeldschermen: beleid en procedure individueel advies“ (KB/BZ/2020/1) vervangt de richtlijn “Procedure ergonomisch werkpostbezoek en procedure ergonomische hulpmiddelen beeldschermwerk” (DVO/DBZ/GDPB/1) die wordt opgeheven.

1. Ergonomisch werken met beeldschermen: wettelijk kader

Ergonomie is een van de welzijnsdomeinen uit de welzijnswet (Wet van 4/08/1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (BS 18/09/1996) en vormt dus een belangrijk onderdeel van het welzijnsbeleid. Ergonomie staat voor gezond en efficiënt werken door het aanpassen van het werk aan de individuele werknemers. Daarbij wordt rekening gehouden met verschillende factoren: werktaken, werkplek, werkwijze, werktijden en werkdruk.

Volgens de welzijnswet is de werkgever verantwoordelijk voor het welzijn van de werknemers. De werknemers hebben recht op veilige en gezonde arbeidsplaatsen. Voor beeldschermwerkposten zijn specifieke bepalingen opgenomen in titel 2 van boek VIII van de codex over het welzijn op het werk:
- De werkgever moet minstens om de vijf jaar een risicoanalyse beeldschermwerk uitvoeren om de risico’s inzake welzijn (gezichtsvermogen en lichamelijke en geestelijke belasting) te evalueren. Deze analyse moet gebeuren op het niveau van elke groep van beeldschermwerkposten en op het niveau van het individu. Op basis van de risicoanalyse moet de werkgever passende maatregelen nemen om de vastgestelde risico’s te voorkomen of te verhelpen.
- Iedere werknemer moet een voorafgaande opleiding krijgen over het gebruik van de beeldschermwerkpost en telkens wanneer de organisatie ervan ingrijpend wijzigt. De werknemer moet ook alle informatie ontvangen over de veiligheid en gezondheid in verband met de beeldschermwerkpost.
- Werknemers die mogelijke gezondheidsproblemen ervaren door het beeldschermwerk, kunnen een spontane consultatie bij de arbeidsarts aanvragen.
- De beeldschermwerkposten moeten voldoen aan de minimumvoorschriften, zoals bepaald in de codex.
- De werkgever vergoedt de kosten van een speciaal correctiemiddel indien de resultaten van het oftalmologisch onderzoek het vereisen en indien een normaal correctiemiddel de uitoefening van werk op een beeldscherm niet mogelijk maakt. Dit correctiemiddel heeft uitsluitend met het werk verband (zie procedure voor de terugbetaling van een beeldschermbril (KB/BZ/2017/2 van 11 januari 2017)).

Bij de opmaak van het globaal preventieplan en de jaaractieplannen besteden de entiteiten van de Vlaamse overheid voldoende aandacht aan ergonomie. De preventieadviseurs ergonomie van de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) vormen een belangrijke partner voor de entiteiten. Zij kunnen ondersteuning bieden om het ergonomiebeleid mee vorm te geven.

2. Standaarduitrusting van een beeldschermwerkpost

De beeldschermwerkposten voldoen minimaal aan de bepalingen uit de codex over het welzijn op het werk, bijlage VIII.2-1. De standaarduitrusting van de beeldschermwerkposten bevordert het efficiënt en gezond werken en is aangepast aan het takenpakket van de werknemer.

De GDPB adviseert om op de standplaats van iedere werknemer standaard de volgende arbeidsmiddelen te voorzien:
- een comfortabele bureaustoel die minimaal voldoet aan NBN-EN-1335;
- een eenvoudig in de hoogte verstelbare werktafel van minimaal 160 cm breed en 80 cm diep in functie van het takenpakket en de gebruikte arbeidsmiddelen;
- een laptophouder en/of één of meerdere kwalitatieve, in de hoogte verstelbare en voldoende grote beeldschermen, als de laptop kleiner is dan 15 inch en in functie van de uit te voeren taken;
- een extern toetsenbord en een externe muis.

Voor de uitvoering van taken waarbij regelmatig met papieren documenten gewerkt wordt, voorziet de entiteit in hoogte verstelbare documenthouders (A3-formaat).

Voor werknemers die regelmatig op verschillende locaties werken is een laptoprugzak of een laptoptrolley een standaardarbeidsmiddel.

De werkgever voorziet elektrisch verstelbare zit-statafels om afwisseling tussen zittend en staand werken te stimuleren en dynamisch zitmeubilair om sedentair gedrag bij het uitvoeren van beeldschermwerk te beperken.

De informatiebrochure voor logistieke diensten van de GDPB bevat informatie voor het aankoopbeleid van de standaardarbeidsmiddelen bij het uitvoeren van beeldschermwerk.

Elke entiteit evalueert regelmatig het aankoopbeleid voor standaardarbeidsmiddelen voor het uitvoeren van beeldschermwerk (in samenwerking met logistieke dienst, IT-dienst, ergocoach(es) beeldschermwerk, interne en externe preventiedienst en werkgroep welzijn). In functie van veranderende taken en werkorganisatie, de technologische vooruitgang en wetenschappelijke inzichten wordt dit aankoopbeleid bijgestuurd.

3. Intern afsprakenkader ergonomisch werken met beeldschermen

Als onderdeel van het ergonomiebeleid werkt elke entiteit een intern afsprakenkader uit. Dit afsprakenkader omvat minstens de volgende elementen:
- De arbeidsmiddelen die de entiteit standaard voorziet voor de beeldschermwerkers op de standplaats en bij telewerk (zie punt 2).
- De acties die beeldschermwerkers kunnen ondernemen om kennis over ergonomie te verwerven (bv. informatie raadplegen op intranet, infosessie volgen).
- De contactgegevens van de ergocoach(es) of contactpersoon welzijn van de entiteit, bij wie de beeldschermwerkers met vragen over ergonomie terecht kunnen.
- Een interne procedure om ergonomische arbeidsmiddelen (bv. alternatieve muis, compact toetsenbord, ...) binnen de entiteit te laten testen en ter beschikking te stellen (zie punt 5).
- De contactgegevens van het aanspreekpunt voor het team ergonomie van de GDPB, die de opvolging van de adviezen van de arbeidsarts en de GDPB, in overeenstemming met het ergonomiebeleid van de entiteit, coördineert Het aanspreekpunt is bij voorkeur de contactpersoon welzijn of een ergocoach beeldschermwerk.
- De rol van de verschillende interne actoren voor de opvolging van individuele adviezen (leidinggevende, contactpersoon welzijn, ergocoach beeldschermwerk, HR-dienst, logistieke dienst, werknemer, …).

4. Stappenplan individueel ergonomisch advies

Bij het optreden van fysieke of mentale werkgerelateerde overbelastingsletsels en oogvermoeidheid volgt de betrokken werknemer onderstaand stappenplan om werkfactoren, die mogelijk een negatieve invloed uitoefenen bij werkgerelateerde overbelastingsletsels, op te sporen.
Gepaste maatregelen kunnen genomen worden in overleg met het aanspreekpunt van de entiteit en de hiërarchische lijn.

De procedure voor individueel ergonomisch advies bij beeldschermwerk via een (spontane) consultatie bij de arbeidsarts en advies van de GDPB is niet van toepassing voor:
- de aanvraag van standaardarbeidsmiddelen voor de standplaats, zoals hierboven vermeld;
- het voorzien van arbeidsmiddelen die het gezond en efficiënt werken bij telewerk stimuleren;
- het vervangen van defecte arbeidsmiddelen (standaardmateriaal of eerder geadviseerde arbeidsmiddelen);
- de aanvraag voor specifieke arbeidsmiddelen voor werknemers met een erkende arbeidshandicap of chronische ziekte, via IP.

In deze gevallen richt de werknemer zich tot de persoon die hiervoor aangeduid werd in het interne afsprakenkader van de entiteit.

Stap 1: Kennis en zelfscreening
De werknemer optimaliseert de kennis betreffende beeldschermergonomie via een infosessie kantoorergonomie, via intranet of de website van de GDPB (http://overheid.vlaanderen.be/beeldschermwerk).

De werknemer voert een ergonomische zelfscreening van de werkplek, de werkwijze, de werktaken, de werktijden en de werkdruk uit. De GDPB stelt hiervoor een vragenlijst ter beschikking. Als de werknemer recent de vragenlijst van de risicoanalyse beeldschermwerk van de GDPB heeft
ingevuld en het rapport hiervan ter beschikking heeft, kan dit de zelfscreening vervangen.

De werknemer bespreekt het resultaat van de zelfscreening (of de risicoanalyse beeldschermwerk) met de ergocoach of de contactpersoon welzijn en zoekt samen naar verbetermogelijkheden:
- Als uit de screening blijkt dat de werkpost niet voldoet aan de standaarduitrusting van een beeldschermwerkpost, dan wordt dit verder opgenomen in de entiteit zelf, conform het interne afsprakenkader.
- Als de werkpost wel voldoet aan de standaarduitrusting en de werknemer ondanks advies blijvende fysieke klachten heeft of deze klachten toenemen, dan is het aangewezen om de arbeidsarts te raadplegen.

Stap 2: Spontane consulatie arbeidsarts
De werknemer vraagt een spontane consultatie aan bij de arbeidsarts van de externe dienst voor preventie en bescherming (EDPB)
(https://overheid.vlaanderen.be/personeel/welzijn/arbeidsgeneeskunde).

De werknemer neemt de resultaten van de zelfscreening of het individuele feedbackrapport van de risicoanalyse beeldschermwerk, foto’s van de beeldschermwerkpost inclusief zijn werkhouding op de bureaustoel en eventuele medische verslagen mee naar de consultatie bij de arbeidsarts.

De arbeidsarts beslist welke maatregelen wenselijk zijn en noteert deze op het formulier voor de gezondheidsbeoordeling (FGB) onder punt F. De maatregelen kunnen bestaan uit:
- het voorzien van specifieke ergonomische arbeidsmiddelen;
- aanpassingen in de werkorganisatie;
- een ergonomisch advies van de preventieadviseur ergonomie.

De resultaten van de gezondheidsbeoordeling en het formulier voor de gezondheidsbeoordeling worden door de externe dienst voor preventie en bescherming (EDPB) bezorgd aan het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DC-PA).

Stap 3: Terugkoppeling advies
Het DC-PA koppelt het advies van de arbeidsarts, zoals geformuleerd op het FGB, terug aan de direct leidinggevende van de betrokken werknemer.

De werknemer of de direct leidinggevende koppelt het advies van de arbeidsarts vertrouwelijk terug aan het aanspreekpunt binnen de entiteit volgens het interne afsprakenkader. De entiteit onderneemt actie om de maatregelen met betrekking tot de aankoop van specifieke arbeidsmiddelen en aanpassingen in de werkorganisatie op te volgen volgens het interne afsprakenkader (zie punt 6).

Stap 4: Advies bij het team ergonomie van de GDPB
Bij vermelding van “ergonomisch advies van preventieadviseur ergonomie” op het FGB zorgt het DC-PA voor een vertrouwelijke informatie-uitwisseling naar het team ergonomie van de GDPB.

De preventieadviseur ergonomie vraagt aan de werknemer om de resultaten van de zelfscreening of het individuele feedbackrapport van de risicoanalyse beeldschermwerk en foto’s van de beeldschermwerkpost door te sturen. Op basis van de beschikbare informatie beslist de preventieadviseur ergonomie welke actie vereist is, bijvoorbeeld telefonisch advies, een werkpostbezoek ter plaatse, het testen/voorzien van specifieke arbeidsmiddelen, …. De preventieadviseur ergonomie geeft advies voor onder andere de inrichting en uitrusting van de werkplek, de werkorganisatie en de werkwijze.

De preventieadviseur ergonomie informeert het aanspreekpunt van de entiteit en de arbeidsarts over het gegeven advies. De arbeidsarts slaat het advies op in het medisch dossier van de werknemer.

Als bijkomende maatregelen vereist zijn, dan wordt dit verder opgenomen in de entiteit zelf (zie punt 6).

5. Ergonomische arbeidsmiddelen buiten het standaardmateriaal
Voor werknemers met specifieke klachten kunnen de standaardarbeidsmiddelen ontoereikend zijn en kunnen bijkomende of meer ergonomische arbeidsmiddelen op maat nodig zijn.
Het testen van ergonomische arbeidsmiddelen kan enerzijds als de arbeidsarts de noodzaak daarvoor adviseert op het formulier van de gezondheidsbeoordeling en anderzijds als de preventieadviseur ergonomie deze arbeidsmiddelen adviseert.

1. Ergonomische bureaustoelen op maat
Een test met “ergonomische bureaustoelen op maat” via de GDPB kan doorgaan in het ergonomielokaal van de GDPB. De preventieadviseur ergonomie stelt de testmodellen tijdens de test correct in op de lichaamsmaten van de werknemer en legt de verschillende functies en zitmechanismen uit. Na de test geeft de preventieadviseur ergonomie advies over het meest geschikte model aan het aanspreekpunt van de entiteit.

2. Ergonomische muizen, toetsenborden, …
Elke entiteit werkt een eigen kader uit (bv. via IT-dienst) om via een interne procedure ergonomische arbeidsmiddelen te kunnen laten testen door de eigen werknemers.

Het team ergonomie volgt de markt van de ergonomische arbeidsmiddelen op en verleent advies aan de entiteiten via de informatiebrochure “ergonomisch werken met beeldschermen” voor logistieke diensten.

6. Opvolging advies
De entiteit zorgt zelf voor de opvolging van de adviezen en voor het aankopen van aangepaste arbeidsmiddelen volgens het eigen intern afsprakenkader. Het aanspreekpunt van de entiteit houdt een overzicht bij van de adviezen en de genomen maatregelen. Twee maal per jaar koppelt het aanspreekpunt een overzicht van de opvolging van de adviezen ergonomie terug aan het team ergonomie van de GDPB via ergonomie.gdpb@vlaanderen.be.

Peter Rabay
Administrateur-generaal