Issues zijn afwijkingen van de oorspronkelijke plannen en kunnen zich voordoen in alle beheersaspecten (scope, tijd, geld, kwaliteit, organisatie en informatie). Het issueregister heeft als doel om op een gestructureerde manier alle issues die zich voordoen bij te houden alsook de beslissing en uitvoering van mogelijke acties ten gevolge van een issue.

Mogelijke issues

• Externe factoren: vb. politieke wijzigingen, technische opportuniteiten, …
• Interne factoren: wijzigingen prioriteiten, wijziging personeelsbestand (ziekte, ontslag, …), …

Issueregister - Meer informatie om aan de slag te gaan met een issueregister, zie: https://overheid.vlaanderen.be/issueregister

De projectleider moeten er over waken dat de voortgang van het project verloopt volgens het afgesproken projectplan en dat het project binnen de afspraken blijft. De projectleider zorgt voor een duidelijke rapportering naar de stuurgroep toe.

Wanneer het project buiten de gestelde afspraken dreigt te gaan, zal de projectleider de projectstuurgroep samenroepen om de risico's, problemen en voorgestelde oplossingen te bespreken.

Rapportering - Meer informatie om aan de slag te gaan met rapportering aan stuurgroep, zie: https://overheid.vlaanderen.be/rapportering-stuurgroep.

De projectleider beheert en volgt volgende zaken dagdagelijks op:

• Mensen en middelen
• Wijzigingsvragen
• Projectorganisatie
  • Business case actualiseren
  • Projectplan actualiseren

De projectleider volgt het gedetailleerde plan voor deze fase op (op te leveren producten en beschrijving / tijd / kosten, kwaliteit…).

Wijzigingen zijn onvermijdelijk tijdens een project en ieder project heeft een afgesproken aanpak nodig over hoe om te gaan met die wijzigingen. Het is niet de bedoeling om geen wijzigingen aan het oorspronkelijke project toe te laten, wel om af te spreken over hoe met wijzigingsvragen of nieuwe inzichten omgegaan wordt.

De projectleider deelt het uit te voeren werk op in kleinere werkpakketten en wijst deze toe aan een of meerdere teams. Het afgerond werkpakket komt terug naar de projectleider die gaat beoordelen of het voldoet aan de gestelde eisen. Wanneer het wenselijk is kan de projectleider een tussentijds voortgangsrapport opvragen ivm het werkpakket.

Tijdens de planningsfase is er een risicoregister opgesteld en goedgekeurd, maar risicoaanpak is een continue proces dat doorheen het hele project loopt. Overloop en vul het risicoregister aan tijdens de uitvoering van het project. Rapporteer dit ook aan de stuurgroep.

In de planningsfase is er een communicatieplan opgesteld. Volg dit plan om duidelijk en tijdig te communiceren naar de belanghebbende van het project.