Breng de huidige situatie rond ziekteafwezigheid in je entiteit in kaart door al het beschikbare cijfermateriaal te verzamelen en te analyseren. Ga na waar de pijnpunten zich bevinden.

Welke cijfers kan je raadplegen?

• Ziekteafwezigheidspercentage
• Meldingsfrequentie
• Gemiddelde ziekteduur
• Ziektebeelden
• Cijfers over ziektecontroles
• Resultaten personeelsbevragingen: personeelspeiling, welzijnsbevraging, BUE (bottom-up evaluatie), bevragingen in het kader van wetenschappelijk onderzoek, ...
• Jaarverslag van de arbeidsgeneeskundige dienst

Raadpleeg zeker ook de cijfers van de voorbijgaande jaren om zicht te krijgen op de evolutie.

Om een concreet beeld te hebben van de situatie is het ook aan te raden om subcategorieën te onderscheiden in de cijfers, bijvoorbeeld op basis van:

• Leeftijd
• Geslacht
• Niveau
• Functieanciënniteit
• Anciënniteit bij de werkgever
• Telewerken of niet
• Werkrooster (voltijds/deeltijds)

Benchmark ook met de globale cijfers van de Vlaamse overheid. 

Naast het cijfermateriaal kan je ook kwalitatieve elementen gebruiken. Denk aan algemene gegevens uit gesprekken met medewerkers, exit-gesprekken... Uiteraard moeten die kwalitatieve gegevens anoniem en onherkenbaar zijn.

• Stel de analyse van de huidige situatie voor aan de werkgroep.
• Zoek samen met de werkgroep naar mogelijke oorzaken en verklaringen voor de pijnpunten. 
• Bepaal samen met de werkgroep welke knelpunten je wil aanpakken en op welke manier je dat wil doen. 
• Maak afspraken en zet die in het plan van aanpak. Denk aan:
  • doelstellingen
  • acties
  • middelen
  • prioriteiten
  • taakverdeling
  • verantwoordelijkheden (wie neemt wat op)
  • timing
  • ...

• Laat je ook inspireren door de tips voor leidinggevenden in deze toolbox.
• Stel een communicatieplan op.
• Stel het plan van aanpak voor aan het directie-of managementcomité en vraag dat zij het valideren.

Praktijkvoorbeeld: aanwezigheidsbeleid Landbouw en Visserij

• Brochure aanwezigheidsbeleid
• Toelichting aanwezigheidsbeleid
• Brochure langdurig afwezig
• Brochure langdurig afwezig leidinggevenden

Praktijkvoorbeeld: aanwezigheidsbeleid Syntra

• Nota EOC
• Presentatie EOC
• Actieplan
• Stappenplan langdurig zieken - contractuelen
• Stappenplan langdurig zieken - statutairen

Praktijkvoorbeeld: VLABEL

12/10/2016 - 20.09 KB - Downloaden

Praktijkvoorbeeld: VDAB West-Vlaanderen

Onderstaand schema van SD Worx geeft aan op welke fasen en drempels je kan inzetten. Er zijn drie fasen en twee drempels.

De werkfase

Volgende factoren spelen een rol in de werkfase. Je kan hiervoor acties opzetten:

• Fysieke werkomgeving: bijvoorbeeld stilteplekken, afspraken rond telefoongebruik in open kantoor, ergonomische hulpmiddelen, veiligheidsmaatregelen...
• Betrokkenheid en motivatie verhogen: bijvoorbeeld veel autonomie aan personeelsleden geven
• Duidelijke functiebeschrijvingen opstellen zodat er geen rolambiguïteit is
• Goede werksfeer
• Stijl van leidinggeven met nadruk op coachende rol van leidinggevenden
• Ontwikkeling, beloning, ...
• Diversiteitsbeleid
• Functioneringsgesprekken
• Aanwezigheid van vertrouwenspersonen
• …

De verzuimdrempel

Volgende maatregelen verhogen de verzuimdrempel:

• Ziektemeldingsprocedure
  • Bepaal de ziektemeldingsprocedure.
    • Zorg ervoor dat dit conform is met de algemene bepalingen in het arbeidsreglement. Je bent verplicht om in het arbeidsreglement een onderdeel over ziekte op te nemen.
    • Het is aangewezen dat een personeelslid zich rechtstreeks bij de leidinggevende moet ziek melden per telefoon. Dit verhoogt enerzijds de verzuimdrempel en anderzijds stelt het de leidinggevende in staat om het werk te herverdelen in overleg met het personeelslid.
  • Communiceer de ziektemeldingsprocedure duidelijk naar alle leidinggevenden en personeelsleden.
  • Leidinggevenden en personeelsleden moeten de procedure consequent toepassen.
• Wees transparant naar de personeelsleden over de registratie van afwezigheden en over wat er met deze informatie gebeurt, bijvoorbeeld dat leidinggevenden maandelijks een rapport krijgen van de afwezigheden.
• Neem risicogroepen onder de loep. Waarin verschillen probleemgroepen die bijvoorbeeld vaker een dag afwezig zijn van andere personeelsleden? Waarom zouden ze gevoeliger zijn voor bepaalde oorzaken van verzuim? Waar kunnen we iets aan doen?

De verzuimfase

Je kan er als entiteit voor kiezen om afwezigheidscontroles te organiseren. Dit kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld bij elke vijfde ziektemelding van een personeelslid gedurende 1 jaar, of enkel op vraag van een leidinggevende, ... Hier vind je meer informatie over ziektecontrole.

We raden aan om vooraf aan het controleorgaan een lijst van personen door te geven van mensen die zij niet moeten controleren. Denk aan kankerpatiënten die chemobehandelingen ondergaan of chronisch zieken die sowieso al met veel dokters geconfronteerd worden. Een controlebeleid op maat betekent ook dat er aan de toegankelijkheid van de ziektecontrole gedacht wordt, zoals een tolk bij de controle van een dove collega.

De controlearts gaat na of de medewerker werkelijk arbeidsongeschikt is. Daarnaast geeft de arts ook aan of de voorgeschreven afwezigheidsduur noodzakelijk is. Het organiseren van afwezigheidscontroles heeft voor- en nadelen:

• Voordelen:
  • Het schrikt personeelsleden af om zich ziek te melden als ze daar onvoldoende redenen voor hebben.
  • Als de controlearts vaststelt dat het personeelslid onterecht afwezig is, geeft dat aan de leidinggevende het signaal dat hij dit dossier best opvolgt door een gesprek te voeren met de medewerker als die terugkeert.
• Nadelen:
  • Ziektecontroles organiseren is duur.
  • Het vertrouwen tussen de medewerker en de werkgever kan geschonden worden.
  • Het lijkt geen langetermijneffecten te hebben.
  • In 90% van de situaties wordt de diagnose van de huisarts bevestigd. 

De hersteldrempel

Volgende maatregelen verlagen de hersteldrempel:

• Neem contact op met het afwezige personeelslid en maak afspraken over hoe jullie contact houden tijdens de afwezigheidsperiode. Het is aanbevolen dat de leidinggevende contact houdt met de medewerker. In je beleid leg je vast na hoeveel tijd de leidinggevende best contact opneemt. Lees meer in het luik van de toolbox voor leidinggevenden bij ‘het contactgesprek’.
• Werk een beleid uit rond langdurige afwezigheden. Het is belangrijk dat de afstand tussen de persoon en het werk niet te groot wordt. Je kan enkele richtlijnen uitwerken maar in de praktijk gaat de leidinggevende moeten inschatten in welke mate hij die toepast. Als iemand aangeeft dat hij even geen contact wil met het werk, moet je dat respecteren. De praktijk wijst uit dat de meeste personeelsleden appreciëren dat de leidinggevende hen contacteert. Spreek af hoe vaak dat gebeurt, of de afwezige wil uitgenodigd worden voor het nieuwjaarsetentje bijvoorbeeld, ...
• Maak afspraken over terugkomgesprekken en re-integratiegesprekken. Meer info in de toolbox voor leidinggevenden.
• Leg de visie van de entiteit op re-integratie vast. Zorg voor re-integratiemogelijkheden zoals aangepast werk, hulpmiddelen ... Hoe ver wil de entiteit daar in gaan?

De herstelfase

Bepaal in het beleid hoe jullie personeelsleden opvolgen wanneer ze na een langdurige afwezigheid opnieuw aan het werk zijn.

Brochure voor werkgevers: werkhervatting na afwezigheid wegens medische redenen

Een voorbeeld van een plan van aanpak vind je in deze brochure.
19/05/2016 - 298.6 KB - Downloaden

Pilootproject ziektemeldingen HFB

Re-integratiebeleid VDAB