Indien ze aan de voorwaarde in artikel III.22, III.36 of III.48 voldoen: "het Vlaams Gewest, de Vlaamse Gemeenschap, de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid, de extern verzelfstandigde agentschappen of hun rechtstreekse of onrechtstreekse dochterondernemingen, hebben minimaal de helft van de stemmen in de algemene vergadering".

Welke overheidsinstanties hebben een uitzondering verkregen van de Vlaamse Regering op art. III.40 van het bestuursdecreet (art. 4 van het decreet deugdelijk bestuur), dat stelt dat minimaal een derde van het aantal stemgerechtigde leden van de raad van bestuur een onafhankelijke bestuurder is?

Permanente uitzonderingen:

VLAM
VDAB
VRT
Schoolinvest NV
Plantentuin Meise
Vlaamse Regulator voor de Media
AGIOn
vzw Sociale Dienst
Vlaamse Zorgkas
erkende kredietmaatschappijen

Tijdelijke uitzondering :

De Watergroep (uitzondering tot 2020)

Daarnaast besliste de Vlaamse Regering een afwijking toe te staan op de verplichting tot aanstelling van een derde onafhankelijke bestuurders voor alle entiteiten die ontbonden werden/worden of verzelfstandigd worden (bijv. Nautinvest, EPON, UZ Gent, OPZ Geel, OPZC Rekem, ESF).

Lees meer

Is de aanduiding van de onafhankelijke bestuurders ook verplicht voor de algemene vergadering (art. III.40)?

Neen, de aanduiding tot onafhankelijke bestuurders is beperkt tot raden van bestuur.

Zijn de onafhankelijke bestuurders stemgerechtigd net zoals de door de Vlaamse Regering aangestelde leden van de raad van bestuur (art. III.40)?

De onafhankelijke bestuurders zijn inderdaad stemgerechtigd. Dit wordt in de tekst van het decreet (artikel III.40) bevestigd: "Minimaal een derde van het aantal stemgerechtigde leden van de raad van bestuur van de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.36, §1, is een onafhankelijke bestuurder." Deze leden worden door de Vlaamse Regering (of algemene vergadering) aangeduid op voorstel van de raad van bestuur.

Bij bepaalde entiteiten is het stemmenaantal van de bestuursleden divers. Sommige leden beschikken over meerdere stemmen per persoon. Dienen de onafhankelijken niet enkel één derde van de stemgerechtigde leden te vormen maar ook één derde van het totaal aantal stemmen te bezitten (art. III.40)?

Artikel III.40 van het decreet bepaalt: "minimaal een derde van het aantal stemgerechtigde leden van de raad van bestuur van de overheidsinstanties, vermeld in artikel III.36, §1, is een onafhankelijke bestuurder". Aangezien het criterium het aantal stemgerechtigde leden is en niet het aantal stemmen dienen de onafhankelijken enkel één derde van de stemgerechtigde leden te vormen maar niet één derde van het totaal aantal stemmen te bezitten.

Kan het totaal aantal leden van de raad van bestuur uitgebreid worden met de onafhankelijke bestuurders (art. III.40)?

In de memorie van het decreet deugdelijk bestuur was opgenomen dat “Tijdens de bespreking van de concept-nota deugdelijk bestuur op 16 oktober 2012 in de Commissie Bestuurszaken, Binnenlands bestuur, Inburgering en Toerisme van het Vlaams Parlement werd gevraagd om het overheidsbeslag niet te vergroten. Het kan dus niet de bedoeling zijn om de samenstelling van de raad van bestuur uit te breiden”.

Enkel indien het onmogelijk is om het aantal van de niet-onafhankelijke bestuurders te herleiden kan men de raad van bestuur uitbreiden. De regel van geen uitbreiding was immers in de memorie van toelichting opgenomen en niet in de tekst van het decreet zelf.

Kan wat het aantal onafhankelijke bestuurders betreft het aantal worden afgerond naar beneden (art. III.40)?

Neen. Stel dat een raad van bestuur uit 5 leden in totaal bestaat. Minstens 1/3 van het aantal stemgerechtigde bestuurders moet een onafhankelijk bestuurder zijn. ). 1/3de van 5 = 1, 67.

In dit geval moeten er echter 2 onafhankelijke bestuurders zijn. Als er maar 1 wordt aangesteld voldoet dat niet aan de verplichting in decreet (dan is het minder dan 1/3).

Zijn er standaard clausules voorhanden om op te nemen in de statuten, waarbij de vereiste aanstelling van de onafhankelijke bestuurders wordt geregeld?

Er zijn hieromtrent geen richtlijnen. Men moet zorgen dat de oprichtingsreglementering (decreten of statuten) niet in strijd is met de principes van het luik deugdelijk bestuur in het bestuursdecreet. De formulering van de samenstelling van de raden van bestuur verschilt nu ook per instelling. Aangezien de aanduiding van de onafhankelijke leden niet mag leiden tot een stijging van het aantal leden van de raad van bestuur is soms ook een herschikking van de samenstelling van de raad van bestuur nodig.

Wanneer moet minimaal een derde van het aantal stemgerechtigde leden van de raad van bestuur een onafhankelijke bestuurder zijn (art. IV.276)?

De termijn in het decreet deugdelijk bestuur voor de aanstelling van de onafhankelijke bestuurders was 1 juli 2018.

Artikel IV.276 van het bestuursdecreet bepaalt dat de samenstelling van de raden van bestuur van overheidsinstanties, die zijn opgericht voor de datum van inwerkingtreding van de regel over deugdelijk bestuur, maar pas nadien onder toepassing van de regeling van de onafhankelijke bestuurders vallen, wordt aangepast aan deze bepalingen bij de eerstvolgende hernieuwing van de mandaten.

Hoe moeten de eerste benoemingen/aanstellingen van onafhankelijke bestuurders gebeuren bij nieuwe instellingen die nog geen raad van bestuur hebben (art. III.40)?

Het is de bedoeling dat de Vlaamse Regering (of andere instanties) eerst haar bestuurders aanduidt. Vervolgens stellen deze bestuurders de onafhankelijke leden voor aan de Vlaamse Regering.

Lees meer

Is het de uittredende raad van bestuur die de onafhankelijke bestuurders moet voordragen of de nieuwe (art. III.41)?

De raad van bestuur maakt een evaluatie van de bekwaamheden, kennis en ervaring die reeds aanwezig zijn in de raad en deze die nodig zijn. De raad van bestuur doet een open oproep tot kandidaatstelling en ontvangt van elke kandidaat de benodigde informatie waaronder een curriculum vitae. De raad van bestuur vergelijkt de verdiensten van de kandidaten en bezorgt vervolgens per vacante betrekking van onafhankelijke bestuurder de namen van 2 kandidaten aan de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering(of de algemene vergadering) kiest tenslotte uit één van deze 2 kandidaten.

Het zal de nieuwe raad van bestuur (en niet de uittredende) zijn die de voordracht doet van onafhankelijke leden van de raad van bestuur aan de benoemde overheid. Uit de toelichting kunnen we afleiden dat de nieuwe raad van bestuur de evaluatie maakt van de bekwaamheden, kennis en ervaring die reeds aanwezig zijn in de raad en deze die nodig zijn en dat deze vervolgens de open oproep doet tot kandidaten en de kandidaten ook voordraagt aan de Vlaamse Regering. Men zal dus moeten wachten met het zoeken van kandidaat-onafhankelijke bestuurders totdat de mandaten van de raad van bestuur hernieuwd zijn.

Wat moet er begrepen worden onder open oproep voor de kandidaturen voor onafhankelijke bestuurders (art. III.41)?

Het is niet vereist dat de oproep wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De oproep moet voldoende kenbaar worden gemaakt, bijvoorbeeld door publicatie op de website van de entiteit gedurende ten minste 20 werkdagen (dit is ook de minimale sollicitatiedatum die geldt voor selecties van top- en middenkader). De vacature kan ook geplaatst worden in de personeelsbijlage van de Vlaamse kranten.

Lees meer en raadpleeg een voorbeeld van een oproep

Hoe verloopt de procedure voor de aanstelling van onafhankelijk bestuurders als er te weinig kandidaturen binnen komen (art. III.41)?

Het decreet stelt dat de onafhankelijke bestuurders worden aangesteld uit lijsten van 2 kandidaten per te begeven mandaat door de Vlaamse Regering. Indien er maar 1 geschikte kandidaat is voor een bepaalde vacature kan er ook maar 1 kandidaat worden voorgesteld aan de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering is niet verplicht om deze persoon te benoemen, zodat de procedure (met oproep) moet worden overgedaan in het geval de kandidaat niet voldoet voor de Vlaamse Regering.

Dient voor iedere kandidatuur van onafhankelijk bestuurder een man/vrouw voorgesteld te worden aan de VR (art. III.41)?

Er is geen regel in het bestuursdecreet dat er zowel een man als een vrouw moet worden voorgedragen voor elk mandaat. “De samenstellers van de raden van bestuur mogen zelf uitmaken hoe ze aan het eindresultaat komen”. De evenredige vertegenwoordiging moet enkel worden nageleefd wat de globale samenstelling van de raad van bestuur betreft.

Lees meer

Kan in een vacature voor onafhankelijk bestuurder opgenomen worden dat gelet op het MEP-decreet enkel vrouwen in aanmerking komen (art. III.41)?

Het bestuursdecreet vraagt alleen dat het geheel van de Raad van Bestuur conform is met artikel III.44: "Ten hoogste 2/3 van de stemgerechtigde leden van de raad van bestuur van de overheidsinstanties mag van hetzelfde geslacht zijn". Een selectie voor bestuurders organiseren en daarbij alleen vrouwen toelaten te kandideren, gaat een stuk verder en zou wel eens aanvechtbaar kunnen zijn wegens ‘positieve discriminatie’. Als het de bedoeling is een wervingsreserve aan te leggen, is dat een extra reden om die niet te beperken tot vrouwen.

Na de fase van selectie is het aan de RvB om kandidaten voor te dragen aan de Vlaamse Regering/Algemene Vergadering. Aangezien de RvB een lijst van 2 kandidaten moet voordragen aan de Vlaamse Regering/Algemene Vergadering, lijkt de meest logische aanpak dat er minstens 1 vrouw op die lijst staat. Indien mogelijk kan de RvB er zelfs voor opteren 2 vrouwen te laten voordragen.

Zo blijf je conform de antidiscriminatieregelgeving.

Dient er telkens een nieuwe oproep tot kandidaatstelling te gebeuren bij bv. overlijden of ontslag van een onafhankelijk bestuurder of kan dan worden geput uit de vorige oproep (art. III.41)?

Voor de invulling van een mandaat van onafhankelijk bestuurder dient een open oproep te gebeuren (minstens publicatie op de site van de instelling). In de oproep kan worden vermeld dat een reserve voor een bepaalde duur (bv. 2 jaar; niet te lang en niet te kort om ook anderen later nog de gelegenheid te geven) wordt aangelegd.

Moet er een nieuwe oproep gebeuren, indien men twee onafhankelijke bestuurders wil benoemen, terwijl in de oproep voor het vervullen van de functie niet gespecifieerd werd dat het om twee vacatures ging (art. III.41)?

De onafhankelijke bestuurders worden uit lijsten van twee kandidaten per te begeven mandaat door de algemene vergadering (in het geval van een private EVA) aangesteld, op voordracht van de raad van bestuur.

In een bepaald geval kon de algemene vergadering niet kiezen uit twee kandidaten voor de functie van onafhankelijk bestuurder en wou ze deze daarom graag beiden benoemen. De raad van bestuur had vooraf niet beslist om een wervingsreserve aan te leggen.

In dit geval dient een nieuwe oproep te gebeuren voor de vacature van onafhankelijk bestuurder.

Werd rekening gehouden met de dwingende bepalingen van het vennootschaps- of vzw-recht bij het uitwerken van het decreet deugdelijk bestuur (art. III.41)?

Met de regel dat niet mag geraakt worden aan de dwingende bepalingen van het vennootschaps- of vzw-recht werd rekening gehouden bij het uitwerken van het decreet deugdelijk bestuur.

Volgens het vennootschaps- en vzw-recht is de bevoegdheid van de algemene vergadering om bestuurders te benoemen een dwingende en essentiële bepaling. Hiervan kan niet worden afgeweken. Het is dus de algemene vergadering die de onafhankelijke bestuurders aanstelt, op voordracht van de raad van bestuur voor deze entiteiten.

Hoe strikt moeten de “richtinggevende” onafhankelijkheidscriteria vermeld in de memorie van toelichting bij artikel 6 decreet deugdelijk bestuur worden gevolgd (art. III.42)?

De criteria die opgesomd worden in de toelichting moeten zeker nageleefd worden. De criteria kunnen wel nader vertaald worden naar de instelling of entiteit en er kunnen eveneens bijkomende onafhankelijkheidsvoorwaarden worden opgelegd. We beschouwen de in de toelichting opgesomde criteria als een minimum.

Wat wordt in de onafhankelijkheidscriteria uit de code Daems die opgenomen zijn in de memorie van toelichting verstaan onder “verbonden entiteit” (art. III.42)?

Zo wordt bv. als voorwaarde voor onafhankelijkheid gesteld dat men gedurende vijf jaar voorafgaand aan zijn benoeming, noch in een instantie of een daarmee verbonden instantie een mandaat van uitvoerend lid van het bestuursorgaan of een functie van lid van het directiecomité of persoon belast met het dagelijks bestuur hebben uitgeoefend.

De code Daems verwijst naar art. 11 van de vennootschapswetgeving dat het begrip met een entiteit verbonden vennootschap o.m. omschrijft als een “vennootschap waarover zij controlebevoegdheid uitoefent of omgekeerd”.

Is iemand die werkt voor of een politiek mandaat bekleedt in een lokaal bestuur in de mogelijkheid om te kandideren voor onze onafhankelijk bestuurder (art. III.42)?

Om de onafhankelijkheid te bepalen moet naar de lijst van onafhankelijkheidscriteria in de toelichting worden gekeken. Er zou alleen een probleem zijn indien het lokaal bestuur (bv. de gemeente) een “verbonden entiteit” zou zijn m.a.w. controle zou uitoefenen over de entiteit bv. als aandeelhouder/lid AV.

Om belangenvermenging te voorkomen leggen de leden bij hun aanstelling een overzicht van hun andere lopende mandaten en activiteiten voor aan de voor aanstelling bevoegde overheid. Wie moet dit overzicht aanleveren (art. III.37)?

Alle leden van de raad van bestuur moeten bij hun aanstelling de nodige transparantie verschaffen over hun andere mandaten en activiteiten. Deze informatie wordt niet centraal verzameld. In het decreet wordt dit systeem niet verder uitgewerkt omdat dit tot de bevoegdheid van de raad van bestuur behoort. Het is van belang dat de voor aanstelling bevoegde overheid (Vlaamse Regering of andere instantie) over deze informatie beschikt.

Bestaat er een decretale verplichting (bestuursdecreet) om een regeringscommissaris aan te stellen (art. III.49)?

Het bestuursdecreet voorziet de figuur van regeringscommissarissen enkel voor de publieke EVA’S.

Het hoofdstuk deugdelijk bestuur legt ook geen verplichting op of geeft geen mogelijkheid om regeringscommissarissen aan te stellen. Het bepaalt enkel de rechtspositie van de regeringscommissaris, indien er een regeringscommissaris werd aangesteld bij een entiteit. Op basis van artikel 9 BWHI moet het toezicht en dus eventueel de mogelijkheid tot aanstelling van een regeringscommissaris in het oprichtingsdecreet geregeld worden.

Moeten entiteiten die onder de deontologische code van de diensten van de Vlaamse overheid van 6 juli 2011 vallen nog een deontologische code voor personeelsleden opstellen (art. III.24)?

Neen. De entiteiten die echter onder de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid van 6 juli 2011 vallen voldoen reeds aan deze verplichting. In de concept-nota deugdelijk bestuur wordt vermeld dat enkel entiteiten die niet onder deze code vallen elk een deontologische code zullen moeten opstellen.

Hoewel er dus geen verplichting bestaat om een aanvullende deontologische code op te stellen kan dit altijd op basis van artikel II 7, §2 van het VPS (en zelfs de hiërarchische bevoegdheid van de lijnmanager t.o.v. zijn personeelsleden): “In de beleidsdomeinen, raden of instelling kan door de hoofden van de entiteiten, raden of instelling voor specifieke problemen een aanvullende code opgesteld worden.”

De algemene deontologische code voor het personeel van de Vlaamse overheid is onderhandelingsmaterie, de entiteitsspecifieke deontologische codes moeten overlegd worden in de EOC’s. Een positief advies is niet nodig maar er moet wel een motivering in het dossier opgenomen worden indien men niet ingaat op het advies.

Wat is het maximumbedrag dat een personeelslid of lid van de Raad van Bestuur mag verdienen (art. III.25)?

Overeenkomstig het bestuursdecreet bedraagt het maximumbedrag dat een personeelslid of lid van de Raad van Bestuur mag verdienen op dit ogenblik € 247.572. Dit is een geïndexeerd brutobedrag op jaarbasis (gerekend aan de huidige index 1,6084). Dit bedrag omvat de som van het salaris en toelagen die jaarlijks bruto wordt toegekend. Onkostenvergoedingen en sociale voordelen zijn niet inbegrepen in dit bedrag.

Wat wordt verstaan onder "variabele verloning"? (art. III.29 en III.30)

Met “variabele verloning” wordt bedoeld, de bezoldigingselementen die niet-vast zijn, en met andere woorden fluctueren naargelang de evaluatie en het behalen van de doelstellingen. De variabele verloning wordt dus bepaald op basis van de evaluatie van het gevoerde beleid en de realisatie van zowel financiële als niet-financiële doelstellingen (cfr. managementstoelage VPS – artikel VII 35).

Hoe uitgebreid is de publicatieverplichting van de bedragen van de vergoedingen van bestuurders en regeringsafgevaardigden in het jaarverslag van de entiteit? (art. III.31 en III.39)

Voor de leidend ambtenaren van de entiteiten die onder het Vlaams personeelsstatuut vallen moet de verloning niet individueel worden gepubliceerd. De verloning van de managementfuncties (N-niveau) is namelijk te vinden via deze link. Op de website van de entiteit kan naar deze website verwezen worden.

Ook voor de verloning van leidend ambtenaren die niet onder het VPS vallen, maar waar de verloning is vastgesteld in een rechtspositieregeling, volstaat een verwijzing naar deze rechtspositieregeling.

In uitvoering van artikel III.39 van het decreet blijft enkel een “individuele” vermelding op de website voor de zitpenningen en vergoedingen voor de leden van de raad van bestuur nodig. Ondanks het feit dat het bedrag van zitpenningen en vergoedingen van leden van de raad van Bestuur in besluiten van de Vlaamse Regering zijn vastgesteld, moet immers individueel kunnen worden nagegaan of de totale jaarbezoldiging de minister-presidentnorm niet overschrijdt. Het decreet legt geen verplichting op om aanwezigheidsquota te publiceren. Door vermelding van het ontvangen bedrag per individu kan dit hier uiteraard impliciet worden uit afgeleid.