Als een medewerker opnieuw aan de slag wil gaan na meer dan een maand afwezigheid, is het aan te raden dat je als leidinggevende uitgebreid stilstaat bij de re-integratie. Hier vind je meer informatie over re-integratie.

Doel

Voor het re-integratiegesprek leg je op een formele manier een gespreksmoment vast met de medewerker. De leidinggevende en de medewerker voeren dat gesprek best voor de terugkeer naar de werkplek, maar het kan ook op de eerste dag zelf. Bedoeling is om de terugkeer van de medewerker naar zijn werk te bevorderen door de mogelijkheden en moeilijkheden te bespreken. Samen maken jullie afspraken over hoe jullie daar mee om zullen gaan tijdens het re-integratieproces. Denk aan re-integratiemaatregelen zoals aangepaste werktijden, aangepaste werkplek,... Ga ook samen na of er een verband is tussen de afwezigheid en het werk. Na het gesprek maak je als leidinggevende een verslag op dat je bezorgt aan de medewerker. Hier vind je een sjabloon voor het verslag .

Gebruik als input voor het gesprek de info en adviezen van de arbeidsarts. Als leidinggevende ontvang je het formulier met de gezondheidsbeoordeling. Personeelsleden die verplicht zijn onderworpen aan het medisch gezondheidstoezicht moeten zich bij werkhervatting laten onderzoeken door de arbeidsarts als ze minstens 4 weken afwezig zijn geweest wegens ziekte. Alle personeelsleden die minstens 4 weken afwezig zijn kunnen ook vrijwillig en op eigen initiatief een onderzoek ondergaan bij de arbeidsarts voorafgaand aan de werkhervatting.

Hier een overzicht van mogelijke re-integratiemaatregelen (tijdelijk of permanent):

• Aanpassingen aan de uurregeling: flexibele uren, extra pauzes, progressieve of deeltijdse werkhervatting na ziekte, ... 
• Aanpassingen aan het takenpakket: lichtere taken, meer variatie in taken, ...
• Aanpassing van de werkplek: bureau, hulpmiddelen, ...
• Begeleiding of coaching bij bepaalde taken.
• Re-integratieaanvraag. Een personeelslid dat definitief ongeschikt wordt verklaard door zijn behandelende arts kan een onderzoek voor re-integratie aanvragen bij de werkgever. De arbeidsarts geeft advies over de re-integratie van het personeelslid. Op basis van dat advies moet de werkgever nagaan of hij aangepast werk heeft voor de werknemer. In dergelijke situaties zijn oplossingen niet eenvoudig, daarom adviseren we om deze zoektocht naar aangepast werk te laten ondersteunen door de re-integratieadviseur van de entiteit of door de centrale re-integratieadviseurs van AgO.
• Herplaatsing via het Team Personeelsmobiliteit en Re-integratie. Een personeelslid dat zijn huidige functie niet meer kan uitoefenen om medische redenen, kan een beroep doen op het herplaatsingsbureau van AgO. Als leidinggevende moet je de medewerker aanmelden bij het herplaatsingsbureau. Om elk talent optimaal te benutten, helpt de adviseur personeelsmobiliteit en re-integratie leidinggevenden graag bij de zoektocht van een medewerker naar een nieuwe, passende job binnen de eigen organisatie.
• Als een conflict of grensoverschrijdend gedrag een factor vormde bij de afwezigheid, is het belangrijk dat die ziekmakende factoren op het werk worden aangepast voordat het personeelslid opnieuw komt werken. Als leidinggevende of personeelslid kan je een beroep doen op de preventieadviseurs psychosociaal welzijn.

Voor ondersteuning bij het re-integratiegesprek kan je een beroep doen op de HR-medewerker of vertrouwenspersoon van de entiteit. Als je bijkomend advies of ondersteuning nodig hebt, kan je terecht bij de re-integratieambtenaar van de Vlaamse overheid.

Als het gaat om een medewerker met een erkende handicap of chronische ziekte, is het aangeraden om een integratieprotocol op te maken. Dat is de weerslag van een gesprek tussen jou als leidinggevende, de medewerker, de HR-verantwoordelijke en de re-integratieadviseur of expert handicap waarin de effecten van de handicap op het werk en de nodige aanpassingen aan bod komen. Hier vind je meer informatie over het integratieprotocol. Voor meer informatie over de definitie van personeelsleden met een handicap of chronische ziekte en over de ondersteuningsmogelijkheden kan je terecht bij de dienst Diversiteitsbeleid. 

Tips

• Neem de nodige tijd om het re-integratiegesprek te voeren zodat de medewerker zich welkom voelt, niet het gevoel heeft dat hij tot last is. Jullie moeten alle belangrijke elementen kunnen bespreken en de nodige afspraken maken.
• Toon interesse in de medewerker.
• Stel de afwezigheid van het personeelslid niet in vraag.
• Stel open vragen en geef de medewerker de ruimte om zelf met voorstellen van oplossingen of maatregelen te komen.
• Benoem de verantwoordelijkheden van de medewerker én van jezelf als leidinggevende.
• Geef het personeelslid voldoende informatie over de veranderingen tijdens zijn afwezigheidsperiode.
• Vraag aan de medewerker in welke mate de collega’s moeten ingelicht worden.
• Benadruk dat de medewerker steeds bij jou terecht kan als hij daar behoefte aan heeft.
• Maak een verslag van de gemaakte afspraken en volg die op.
• Wees na het gesprek alert voor veranderingen in gedrag en werkhouding van personeelslid en spreek hem daarover aan.
• Vraag na het gesprek regelmatig aan de medewerker of alles op het werk goed verloopt. Vraag bijvoorbeeld na de eerste werkdag hoe het is gegaan. Plan indien nodig regelmatig opvolgingsgesprekken. 

Checklist

Hier vind je de checklist voor het re-integratiegesprek .