Overslaan en naar de inhoud gaan
chat-altchatcrossloginquestion-circlesearchsmileystarthumbup-downwarning
Vlaanderen
Contacteer ons
    Terug naar overzicht Stuur een e-mail

    Stuur een e-mail naar 1700, de informatiedienst voor al uw vragen aan de overheid.
    U ontvangt een kopie van uw bericht.

    Terug naar overzicht Chat met ons
    Uw chatgesprek wordt automatisch gestart zodra er een medewerker beschikbaar is.
    Even geduld, uw positie in de wachtrij wordt bepaald.

    Project 'Integratie Vlimpers-Orafin-Organisatieregister'

    Agentschap Overheidspersoneel (AgO), Departement Financiën en Begroting (DFB) en Digitaal Vlaanderen werken samen aan de integratie van Vlimpers, Orafin en het Organisatieregister. Op deze webpagina lees je alle details over het project ‘Integratie Vlimpers-Orafin-Organisatieregister’.

    Voor wie?

    Doel van het project

    Dit samenwerkingsproject heeft als doel om alle organisatie- en financiële structuren te identificeren door uniforme organisatiesleutels in de hele Vlaamse overheid (‘OVO’-codes). Hierdoor wordt elke wijziging maar 1 keer aangevraagd en geregistreerd.

    Het Organisatieregister identificeert en beschrijft elk onderdeel van een publieke organisatie door een unieke OVO-code. Die organisatiestructuur stroomt daarna door naar Vlimpers en Orafin. Bijvoorbeeld: de oude Vlimpers-code ‘1 M 3D’ voor Agentschap Wegen en Verkeer krijgt ook de OVO-code ‘OVO000098’.

    Belanghebbenden

    In het voorjaar van 2021 keurde de Strategisch Stuurgroep HR-dienstverlening en -systemen het project goed. Alle horizontale toepassingen (zoals Gebruikersbeheer) en werkplekdiensten zijn hiervan op de hoogte gebracht. Als belanghebbende kreeg je deze informatie via het nieuwe ICT-contract.

    Ben je decentrale beheerder van het Organisatieregister? Dan werd je geïnformeerd over de herziening van je beheerrechten. Ook afnemers van het Organisatieregister, die rekenen op de doorstroom van organisaties en identificatoren, werden geïnformeerd.

    Impact

    Wat verandert voor jouw entiteit?

    • 1

      Aanvragen voor nieuwe en gewijzigde organisatiestructuren

      De aanvraag voor een nieuwe of gewijzigde organisatiestructuur binnen je entiteit verloopt nog steeds via het Vlimpers-contactformulier (Schakel).

      Ondergaat jouw entiteit een reorganisatie of fusie? Digitaal Vlaanderen detecteert dit en bespreekt dit verder met AgO. Het nieuwe organogram wordt samen met je entiteit vastgelegd.

      Goed om weten: bij een grote reorganisatie of fusie (op niveau van het beleidsdomein of agentschap) wordt samen met je eniteit bekeken wie als SPOC of projectleider wordt aangesteld.

    • 2

      Gefaseerde aanpak voor Cognos-rapporten

      Voor 1 januari 2022 worden de Cognos-rapporten gefaseerd aangepast. Daarna worden de Vlimpers-codes uitgefaseerd. Historische rapportering op Vlimpers-codes (en Orafin-codes) blijft mogelijk.

      Parallel wordt de OVO-code in het rapport ‘Rekeninganalyse’ in Orafin toegevoegd voor de aansluiting op de financiële rapporten.

    • 3

      De organisatiestructuur in het Organisatieregister

      Je organisatiestructuur, zoals gekend in Vlimpers, is al in het Organisatieregister terug te vinden, inclusief de fysische adressen uit Vlimpers. De invoer gebeurde ter voorbereiding van het integratieproject. Is jouw departement of agentschap geen Vlimpers-entiteit? Mogelijks voegt het integratieproject financiële structuren toe in Vlimpers.

      Goed om weten: organisaties in het Organisatieregister zijn publiek beschikbaar via de webapplicatie ‘Wegwijs’ of de API. Ken je het Organisatieregister nog niet zo goed? De handleiding 'Slim zoeken en vinden in het Organisatieregister' helpt je verder.

    • 4

      De lengte van een omschrijving van een organisatiestructuur in Vlimpers Kern

      • Na 1 januari 2022 stroomt, naast een korte omschrijving, maar 1 lange omschrijving door van het Organisatieregister naar Vlimpers Kern. De formele (korte) naam uit het Organisatieregister wordt in Vlimpers Kern weggeschreven op de pagina ‘Profiel afdeling’ in ‘Omschrijving’ en op de pagina ‘Vo Entiteit’ in ‘Naam (voluit)’. Op de pagina ‘Profiel afdeling’ zal de omschrijving afgekapt worden op 50 karakters. Op de pagina ‘Vo Entiteit’ zijn 256 karakters voorzien.
      • Rapporten maken zoveel mogelijk gebruik van ‘Naam (voluit)’.
      • Tijdens de 'go live' op 1 januari 2022 wordt de omschrijving niet overschreven. Dit gebeurt enkel voor wijzigingen na 1 januari 2022.

    Planning en stand van zaken

    • dec

      ‘Freeze’ voor het aanmaken en wijzigen van organisatiestructuren

      Vanaf 6 december 2021 tot 1 januari 2022 ('go live') kun je geen organisatiestructuren aanmaken of wijzigen. Dit geeft AgO, DFB en Digitaal Vlaanderen de nodige tijd om de laatste wijzigingen te verwerken en de 'go live' voor te bereiden.

    • jan

      AgO registreert de basiskenmerken in het Organisatieregister

      Vanaf 1 januari 2022 registreert AgO voor jouw entiteit de basiskenmerken van alle organisatiestructuren rechtstreeks in het Organisatieregister. AgO voorziet hierbij in de benaming van de organisatie, levensloop en onderliggende structuren (afdelingen en teams), inclusief namen en levensloop. In geval van een nieuwe entiteit wordt een nieuwe OVO-code gecreëerd. De scope voor de nieuwe werkwijze omvat de toepassingebieden Vlimpers en Sectorcomité XVIII.

      De decentrale en centrale beheerders (binnen Digitaal Vlaanderen) voorzien andere beschrijvende gegevens van jouw organisatie in het Organisatieregister (zoals contactgegevens, hoedanigheden, classificaties, …). AgO neemt het beheer over voor de toepassingsgebieden die rechtstreeks met haar werking verbonden zijn (zoals GPDB, diversiteitsbeleid en sectoraal akkoord).

    • jan

      DFB beheert alle financiële organisatiestructuren

      Maakt jouw entiteit gebruik van Orafin als financieel systeem? Vanaf 1 januari 2022 beheert DFB alle financiële organisatiestructuren (zonder personeel). Ook voegt het boekhoudkantoor parallel aan elke nieuwe organisatiestructuur de nodige financiële Orafin-code toe.

      Goed om weten: vanaf 1 januari 2022 worden geen nieuwe Orafin-codes aangemaakt in Vlimpers. Orafin zelf blijft wel voortwerken met Orafin-codes. De mappingtabel tussen de OVO- en Orafin-code wordt ter beschikking gesteld in Orafin en kun je raadplegen in het Organisatieregister.

      Na aanmaak stromen deze nieuwe OVO-codes door naar de overige horizontale toepassingen en naar de interface-bestanden (waaronder MAGDA), die entiteiten van AgO kunnen afnemen.

    • jan

      Overgangsperiode tot juli 2022

      Het project voorziet een overgangsperiode van zes maanden (tot 1 juli 2022), waarbij de oude Vlimpers-codes nog steeds aangemaakt en onderhouden worden. Na 1 juli 2022 worden geen bijkomende oude Vlimpers-codes aangemaakt of onderhouden.

    Projectteam

    • Gijs Martens en Luk Verschooren (AgO)
    • Karen Van Capellen en Mieke Van den Eeckhout (DFB)
    • Thomas D’Haenens, Evelien D’heer en Eline De Poortere (Digitaal Vlaanderen)

    Hoe deelnemen of op de hoogte blijven?

    Contact

    Meer informatie of een vraag?