Rollen kunnen beschikbaar gesteld worden in organisaties en/of suborganisaties, en zijn daarmee ook beschikbaar voor alle gebruikers die daarin zitten. Wanneer deze rollen daarbij ook toegekend worden - hetzij in bulk via de organisatie of suborganisatie, hetzij op gebruikersniveau - dan ziet de gebruiker de toepassingen waartoe deze rollen toegang verlenen ook op zijn/haar profiel.
Enkel toegangsbeheerders kunnen rollen bekijken en aanpassen op het profiel van een organisatie of suborganisatie.
Ga naar het organisatieprofiel en klik het tabblad 'rollen' aan. Daar geeft een tabel weer welke rollen er op dit niveau in de organisatie beschikbaar zijn. Je kan de lijst ook op het niveau van de suborganisatie opvragen maar die kan beduidend korter zijn, al naargelang wat door de (hoofd)toegangsbeheerder werd ingesteld .
Daar vind je een lijst van rollen die door een toegangsbeheerder werden beschikbaar gesteld voor de organisatie. Je krijgt telkens de naam van de rol, gevolgd door een korte omschrijving en tenslotte de eigenschappen. Je zal ontdekken dat er meerdere mogelijkheden en combinaties daarmee bestaan:
- Beschikbaar in deze organisatie
- Beschikbaar deze organisatie en suborganisaties
- Gebruikers van deze organisatie krijgen deze rol automatisch
- Gebruikers van suborganisaties krijgen deze rol automatisch
Wanneer de toegangsbeheerder verkiest om een rol enkel op hoofdniveau beschikbaar te stellen lees je: ‘Beschikbaar in deze organisatie’. Dat impliceert dat de rol niet beschikbaar is in de bijhorende suborganisaties.
Soms betreft het een algemene rol die automatisch aan alle gebruikers binnen de organisatie en suborganisaties mag worden toegekend. Dan lees je: Beschikbaar in deze organisatie en suborganisaties. Gebruikers van organisatie en suborganisaties verkrijgen deze rol automatisch.
Verder kan je als toegangsbeheerder voor elke rol ook de gebruikers opvragen via de link 'Toon gebruikers'. Elk van die gebruikers zou dan ook toegang moeten hebben tot de toepassing die verbonden is aan die rol.
In de lijst van gebruikers is er telkens een link voorzien naar de organisatieprofielen waarin de gebruikers zich bevinden. Wanneer deze lijst erg lang wordt, is er een zoekbalk bovenaan. Die stelt je in staat om (een deel van) de naam in te typen van een groep of persoon. zo kan je bijvoorbeeld alle gebruikers van een bepaalde suborganisatie groeperen. Geef je dan een nieuwe zoekterm in, dan wordt weer gezocht in de volledige lijst.