Na het inloggen op een Digitaal Vlaanderen-applicatie met een gebruikersnaam en een wachtwoord, ben je aangemeld. De applicatie die in deze handleiding wordt toegelicht is die voor toegangsbeheer.

Als gebruiker kan je meer dan één account hebben binnen de toegangsbeheermodule, elk met zijn eigen rollen en toelatingen. Dit kan nuttig zijn wanneer je deel uitmaakt van meer dan één groep. Hetzelfde principe is geldig binnen eenzelfde organisatie, bv wanneer je deel uitmaakt van meer dan 1 suborganisatie.

Wanneer een toegangsbeheerder de audit opvraagt krijgt die de chronologische log te zien van alle gedane acties binnen de organisatie.

Elke gebruiker van de toegangsbeheerapplicatie kan een eigen profiel met contactgegevens bijwerken en bewaren. De contactgegevens zijn enkel zichtbaar voor hem/haar en de toegangsbeheerders.  Ook een organisatie heeft contactinformatie die kan aangemaakt, gelezen en bijgewerkt worden door toegangsbeheerders.

Een persoon die gebruik maakt van één of meerdere Digitaal Vlaanderen-toepassingen en daarvoor een profiel en rollen nodig heeft in de toegangsbeheermodule.

Benaming die wordt gebruikt in de handleiding voor een verzameling van gebruikers met dezelfde locatie. Dit kan een organisatie of een suborganisatie zijn op elk niveau. bv. Gebruikers in de groep Geogroep zitten niet in de groep Databeheer (die een suborganisatie is van Geogroep).

Een gebruiker met meer dan één gebruikersnaam kan een bestaande gebruikersnaam met wachtwoord overbodig maken door die (met alle eventueel bijhorende accounts) te huisvesten als accounts onder een andere bestaande gebruikersnaam met wachtwoord. Omdat het nu mogelijk is om per gebruikersnaam meerdere accounts te hebben is één gebruikersnaam voldoende. Dit vergemakkelijkt de loginprocedure en maakt de structuur doorzichtiger.

Het hoogste niveau voor groepering van profielen binnen de applicatie toegangsbeheer. Een onderverdeling in suborganisaties is mogelijk.

Set van contactgegevens die door de gebruiker worden ingesteld.

Anders dan bij aanmelden ben je na registratie via de Digitaal Vlaanderen-website nog niet aangemeld op een applicatie. Je bent alleen bekend als mogelijke gebruiker van Digitaal Vlaanderen-applicaties.

Een gebruiker van een applicatie heeft altijd een rol. Die rol bepaalt welke functionaliteiten toegankelijk zijn in die applicatie. De rol wordt ingesteld door een toegangsbeheerder op basis van het takenpakket van de gebruiker.

Onderverdeling van een organisatie. Deze onderverdeling is enkel nuttig wanneer voor de gebruikers een ander rollenpakket toegekend moet worden dan voor die in de organisatie.

Een gebruiker die de bijkomende verantwoordelijkheid heeft om de toegang en de rollen van andere gebruikers te beheren. Is er sprake van een hoofdtoegangsbeheerder, dan refereert de term naar die op organisatieniveau, dit in tegenstelling tot een toegangsbeheerder van het suborganisatieniveau.

Een overzicht van alle Digitaal Vlaanderen-toepassingen waar je als gebruiker - al naargelang je rollen - toegang toe hebt. Dit wordt nog aangevuld met de lijst van Mobile Mapping databanken waarvoor je toelating kan vragen.

Toegangsbeheerders kunnen nieuwe gebruikers uitnodigen voor de toegangsbeheer applicatie en versturen op die manier een email naar de opgegeven mailbox. Dit geeft de ontvangers de kans om de aanmeldingsprocedure in gang te zetten. Een toegangsbeheerder kan een chronologische lijst van de verstuurde en aanvaarde uitnodigingen binnen de organisatie bekijken.

Een wachtwoord kan je zelf kiezen en instellen. Het moet minimum 8 tekens bevatten en verder ook opgebouwd zijn uit cijfers en letters met daarbij ook minimaal 1 speciaal teken. Het wachtwoord stelt Digitaal Vlaanderen in staat om zeker te zijn dat de gebruiker wel degelijk is wie hij/zij beweert te zijn. Door de gebruikersvoorwaarden te aanvaarden beloof je hiervan geen misbruik te maken.