1. Kom ik in aanmerking om te betalen via factuur?
3. Kan ik krediet opladen om planaanvragen te betalen?
4. Kan ik planaanvragen betalen voor collega’s?
5. Kan ik een factuur krijgen voor online betaalde planaanvragen?
6. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
7. Wat zijn facturatiegroepen?
8. Mijn bedrijf is in het buitenland gevestigd. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
9. Waarom moet ik geen adres opgeven?
10. Mijn facturatiegegevens zijn niet correct. Hoe pas ik ze aan?
11. De betaling lukt niet. Hoe komt dit?
1. Kom ik in aanmerking om te betalen via factuur?
Niet elke organisatie krijgt de mogelijkheid om gedane planaanvragen via factuur te betalen. Uw organisatie moet aan de volgende criteria voldoen om via factuur te betalen:
- Plannen aanvragen via de integratie met KLIP-services.
- Gemiddeld meer dan 50 planaanvragen per maand indienen
- Het gaat om een overheidsinstantie (een gemeentebestuur of een entiteit van de Vlaamse overheid)
De toelating om via factuur te betalen is een gunst. Organisaties die niet tijdig hun factuur betalen verliezen deze optie.
Wanneer uw organisatie niet in aanmerking komt om planaanvragen op factuur te betalen, kunt u werken met vooraf betaald krediet. U laadt dan vooraf een bepaald bedrag op. Dit krediet gebruikt u daarna om planaanvragen in te dienen. Ook uw collega’s kunnen gebruik maken van het door u betaalde krediet. Deze collega’s mogen ook in een ander organisatieniveau zitten. Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig in de tijd.
Meer info vindt u ook hier.
2. Hoe gebeurt de facturatie in de praktijk? Is het mogelijk om slechts eenmaal per jaar een afrekening te krijgen van de kosten voor het KLIP?
Facturen worden opgesteld per kwartaal en verstuurd per mail. De factuur slaat op de periode vanaf de productiedatum van de betalingsmodule tot de dag van facturatie. Daarna volgt op geregelde tijdstippen een nieuwe factuur, met een driemaandelijkse frequentie.
De facturatie gebeurt volgens de instellingen die de planaanvrager opgaf. Standaard factureren we alle planaanvragen op de hoofdorganisatie.
3. Kan ik krediet opladen om planaanvragen te betalen?
Ja. Wanneer uw organisatie niet in aanmerking komt om planaanvragen op factuur te betalen, kunt u werken met vooraf betaald krediet. U laadt dan vooraf een bepaald bedrag op. Dit krediet gebruikt u daarna om planaanvragen in te dienen.
Het nog beschikbare saldo raadpleegt u zowel in het uitklapmenu met uw instellingen als in het winkelmandje.
Wanneer u niet genoeg krediet hebt om een winkelmandje te betalen, kunt u het winkelmandje ook nog online betalen.
Ook uw collega’s kunnen gebruik maken van het door u betaalde krediet. Deze collega’s mogen ook in een ander organisatieniveau zitten.
Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig in de tijd.
Opgelet: er worden geen terugbetalingen uitgevoerd.
Het prepaid saldo gebruiken.
Bekijk een instructiefilmpje op Youtube (opent in een nieuw venster).
4. Kan ik planaanvragen betalen voor collega’s?
U kunt dit enkel doen als u prepaid-krediet oplaadt.
De winkelmandjes zijn aan een individuele gebruiker gekoppeld. Het prepaid-krediet is gekoppeld aan de hele organisatie, inclusief eventuele suborganisaties. Hierdoor kunnen collega’s ook gebruik maken van het krediet dat u oplaadde.
Het prepaid saldo gebruiken.
Bekijk een instructiefilmpje op Youtube (opent in een nieuw venster).
5. Kan ik een factuur krijgen voor online betaalde planaanvragen?
Neen.
Om technische redenen is het niet mogelijk om een factuur te maken voor online betaalde aankopen. U krijgt wel een betalingsbewijs. Omdat er op planaanvragen geen btw verschuldigd is, is dit betalingsbewijs voldoende voor uw eigen boekhouding.
6. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
-
Organisaties kunnen de facturatiegegevens aanpassen via de KLIP-website onder "Instellingen" per (sub)organisatie.
-
Organisaties met meerdere organisatieniveaus (suborganisaties): u kunt indien gewenst verschillende facturatiegroepen laten aanmaken. Geef uw gewenste groepen door via de Helpdesk Digitaal Vlaanderen. Deze instellingen kunnen hierna niet meer aangepast worden via de de KLIP-website.
Meer info vindt u hier.
7. Wat zijn facturatiegroepen?
Wanneer u meerdere organisatieniveaus hebt, is het mogelijk om planaanvragen van verschillende suborganisaties gegroepeerd op een factuur te zetten.
Standaard krijgt elke suborganisatie apart een factuur op het KBO nummer van de organisatie, maar met aparte facturatiegegevens die kunnen opgegeven worden bij “Instellingen“ .
Planaanvragers kunnen er ook voor kiezen om één of meerdere facturatiegroepen te laten aanmaken.
Voorbeelden:
Organisatie A is opgedeeld in 2 suborganisaties (B en C). Elke suborganisatie is op zijn beurt opgedeeld in 2 nieuwe suborganisaties (D, E, F en G):
In een standaard facturatiegroep zitten alle (sub)organisaties in 1 facturatiegroep. Het KLIP stuurt dan 1 factuur met daarop alle planaanvragen van de (sub)organisaties A, B, C, D, E, F en G.
Ook tussenvormen zijn mogelijk. Stel dat u drie verschillende facturen wil krijgen (de planaanvragen van de organisaties D, E, F en G komen op de factuur van de hoger liggende organisaties), dan stelt u 3 facturatiegroepen in:
- Organisatie A
- Organisatie B, D en E
- Organisatie C, F en G
Facturatiegroepen laat u instellen of wijzigen via de Helpdesk Digitaal Vlaanderen.
8. Mijn bedrijf is in het buitenland gevestigd. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?
Als u geen Belgisch KBO-nummer hebt, neemt u contact op met de Helpdesk Digitaal Vlaanderen.
9. Waarom moet ik geen adres opgeven?
We zoeken uw facturatieadres op basis van uw KBO-nummer zelf op. Dit gebeurt elke keer dat we een factuur opmaken.
Zo vermijden we typfouten in het adres en zorgen we ervoor dat uw facturatieadres actueel blijft zonder dat u het zelf moet wijzigen.
10. Mijn facturatiegegevens zijn niet correct. Hoe pas ik ze aan?
Organisaties kunnen de facturatiegegevens aanpassen via de KLIP-website onder "Instellingen" per (sub)organisatie.
Maakt uw organisatie gebruik van facturatiegroepen? Dan geeft u de wijzigingen door aan de Helpdesk Digitaal Vlaanderen.
Is uw KBO-nummer wel correct, maar het facturatieadres niet? Neem dan contact op met de Kruispuntbank Ondernemingen.
11. De betaling lukt niet. Hoe komt dit?
- Het is mogelijk dat u op de betalingspagina volgende fout ziet:
Er is een fout opgetreden, probeer het later opnieuw. Als u de eigenaar of integrator van deze website bent, meld u dan aan bij de backoffice van Ingenico om de details van de fout te zien.
Als u op de betalingspagina een fout ziet met een soortgelijke tekst als hierboven, controleer dan uw virusscanner.
Sommige beveiligingssoftware kunnen echter - op de een of andere manier - de URL aanpassen tijdens het betalingsproces, waardoor Ingenico de betaling weigert.
Voeg de url https://secure.ogone.com toe aan de beveiligingssoftware. Door deze stappen te volgen, moet u op onze website kunnen betalen.
- Volgende fout verschijnt: Betaling wordt geweigerd
U moet contact opnemen met uw financiële instelling. De bank laat de betaling niet toe.
U moet vragen naar de juiste reden hiervoor. Misschien staat uw kaart niet actief voor online betaling.