Betaling

1. Kom ik in aanmerking om te betalen via factuur?

2. Hoe gebeurt de facturatie in de praktijk? Is het mogelijk om slechts eenmaal per jaar een afrekening te krijgen van de kosten voor het KLIP?

3. Kan ik krediet opladen om planaanvragen te betalen?

4. Kan ik planaanvragen betalen voor collega’s?

5. Kan ik een factuur krijgen voor online betaalde planaanvragen?

6. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?

7. Wat zijn facturatiegroepen?

8. Mijn bedrijf is in het buitenland gevestigd. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?

9. Waarom moet ik geen adres opgeven?

10. Mijn facturatiegegevens zijn niet correct. Hoe pas ik ze aan?

1. Kom ik in aanmerking om te betalen via factuur?

Niet elke gebruiker of organisatie krijgt de mogelijkheid om gedane planaanvragen via factuur te betalen. Je organisatie moet aan de volgende criteria voldoen om via factuur te betalen:

  • Plannen aanvragen via de integratie met KLIP-services.
  • Gemiddeld meer dan 50 planaanvragen per maand indienen
  • Het gaat om een overheidsinstantie (een gemeentebestuur of een entiteit van de Vlaamse overheid)

De toelating om via factuur te betalen is een gunst. Organisaties die niet tijdig hun factuur betalen verliezen deze optie.

Wanneer je organisatie niet in aanmerking komt om planaanvragen op factuur te betalen, kan je werken met vooraf betaald krediet.  Je laadt dan vooraf een bepaald bedrag op. Dit krediet gebruik je daarna om planaanvragen in te dienen.  Ook je collega’s kunnen gebruik maken van het door jou betaalde krediet. Deze collega’s mogen ook in een ander organisatieniveau zitten.  Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig in de tijd.

Meer info vind je ook hier.

Naar boven

2. Hoe gebeurt de facturatie in de praktijk? Is het mogelijk om slechts eenmaal per jaar een afrekening te krijgen van de kosten voor het KLIP?

Facturen worden opgesteld per kwartaal en verstuurd per mail.  De factuur slaat op de periode vanaf de productiedatum van de betalingsmodule tot de dag van facturatie. Daarna volgt op geregelde tijdstippen een nieuwe factuur, met een driemaandelijkse frequentie.

De facturatie gebeurt volgens de instellingen die de planaanvrager opgaf. Standaard factureren we alle planaanvragen op de hoofdorganisatie.

Naar boven

3. Kan ik krediet opladen om planaanvragen te betalen?

Ja. Wanneer je organisatie niet in aanmerking komt om planaanvragen op factuur te betalen, kan je werken met vooraf betaald krediet. Je laadt dan vooraf een bepaald bedrag op. Dit krediet gebruik je daarna om planaanvragen in te dienen.
Het nog beschikbare saldo raadpleeg je zowel in het uitklapmenu met je instellingen als in het winkelmandje.

Wanneer je niet genoeg krediet hebt om een winkelmandje te betalen, kan je het winkelmandje ook nog online betalen.

Ook je collega’s kunnen gebruik maken van het door jou betaalde krediet. Deze collega’s mogen ook in een ander organisatieniveau zitten.

Het prepaid saldo blijft onbeperkt geldig in de tijd.
Opgelet: er worden geen terugbetalingen uitgevoerd.

Naar boven

4. Kan ik planaanvragen betalen voor collega’s?

Je kan dit enkel doen als je prepaid-krediet oplaadt.

De winkelmandjes zijn aan een individuele gebruiker gekoppeld. Het prepaid-krediet is gekoppeld aan de hele organisatie, inclusief eventuele suborganisaties. Hierdoor kunnen collega’s ook gebruik maken van het krediet dat jij oplaadde.

Naar boven

5. Kan ik een factuur krijgen voor online betaalde planaanvragen?

Neen.

Om technische redenen is het niet mogelijk om een factuur te maken voor online betaalde aankopen. Je krijgt wel een betalingsbewijs. Omdat er op planaanvragen geen btw verschuldigd is, is dit betalingsbewijs voldoende voor je eigen boekhouding.

Naar boven

6. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?

Dit hang af van hoe je organisatiestructuur in Geosecure is.

  1. Organisaties die 1 organisatieniveau hebben, geven hun facturatiegegevens door via de KLIP-website. 
  2. Heeft je organisatie meerdere organisatieniveaus in Geosecure? Dan moet je je facturatiegegevens doorgeven via de Helpdesk Informatie Vlaanderen. Je kunt immers verschillende facturatiegroepen aanmaken.

Meer info vind je hier.

Naar boven

7. Wat zijn facturatiegroepen?

Wanneer je in Geosecure meerdere organisatieniveaus hebt, is het mogelijk om planaanvragen van suborganisaties op de factuur van de hoofdorganisatie te zetten. 

Per hoofdorganisatie nemen we standaard alle (sub)organisaties samen in 1 facturatiegroep. Hierdoor komen alle planaanvragen van de hele organisatie (inclusief de suborganisaties) op dezelfde factuur terecht. Planaanvragers kunnen er ook voor kiezen om meerdere facturatiegroepen op te geven.

Voorbeelden:

Organisatie A is opgedeeld in 2 suborganisaties (B en C). Elke suborganisatie is op zijn beurt opgedeeld in 2 nieuwe suborganisaties (D, E, F en G):

Standaard zitten al deze (sub)organisaties in 1 facturatiegroep. Het KLIP stuurt dan 1 factuur met daarop alle planaanvragen van de (sub)organisaties A, B, C, D, E, F en G. 

Wanneer je organisatie liever een factuur krijgt per (sub)organisatie, maak je per suborganisatie een aparte facturatiegroep.

Ook tussenvormen zijn mogelijk. Stel dat je drie verschillende facturen wil krijgen (de planaanvragen van de organisaties D, E, F en G komen op de factuur van de hoger liggende organisaties), dan stel je 3 facturatiegroepen in:

  1. Organisatie A
  2. Organisatie B, D en E
  3. Organisatie C, F en G

Facturatiegroepen stel je in of wijzig je via de Helpdesk Informatie Vlaanderen

Naar boven

8. Mijn bedrijf is in het buitenland gevestigd. Hoe geef ik mijn facturatiegegevens door?

Als je geen Belgisch KBO-nummer hebt, neem je contact op met de Helpdesk Informatie Vlaanderen

Naar boven

9. Waarom moet ik geen adres opgeven?

We zoeken je facturatieadres op basis van je KBO-nummer zelf op. Dit gebeurt elke keer dat we een factuur opmaken. 

Zo vermijden we typfouten in het adres en zorgen we ervoor dat je facturatieadres actueel  blijft zonder dat je het zelf moet wijzigen.

Naar boven

10. Mijn facturatiegegevens zijn niet correct. Hoe pas ik ze aan?

Als je maar 1 organisatieniveau hebt, moet je de gegevens zelf aanpassen. Meer informatie vind je hier.

Heeft je organisatie meer dan 1 organisatieniveau? Dan geef je de wijzigingen door aan de Helpdesk Informatie Vlaanderen

Is je KBO-nummer wel correct, maar het facturatieadres niet? Neem dan contact op met de Kruispuntbank Ondernemingen.

Naar boven