Handleiding module Profielbeheer van Vlimpers: functiebeschrijving beheren
Hoe beheer je functies als HR-verantwoordelijke binnen de Vlaamse overheid? Wat wijzig je waar en hoe? Op deze webpagina vind je meer uitleg en instructies hoe je met functiebeschrijvingen in de module Profielbeheer van Vlimpers aan de slag gaat.
Wat?
Als HR-verantwoordelijke, ofwel diegene die het recht 'HR Business Partner' of 'HR-specialist' in Vlimpers opneemt, kun je op het moment dat een functie inhoudelijk opgemaakt is, functiebeschrijvingen in Vlimpers zelf aanmaken en actualiseren. De bedoeling is dat je definitieve functiebeschrijvingen zo op 1 plaats kunt beheren. Om interne mobiliteit en transparantie te stimuleren zijn de functiebeschrijvingen standaard zichtbaar voor alle Vlimpers-gebruikers. Enkel HR-verantwoordelijken kunnen een effectieve koppeling zien tussen functiebeschrijvingen en personeelsleden.
Lees meer op de webpagina ‘Functieclassificatie’ hoe je een functiebeschrijving ‘inhoudelijk opmaakt’.
Welke nieuwe termen gebruikt de module Profielbeheer in Vlimpers? Vlimpers gebruikt enkele nieuwe termen. Hieronder vind je een overzicht, vergeleken met de vaak gebruikte term binnen de diensten van de Vlaamse overheid:
| term Vlaamse overheid | nieuwe term Vlimpers |
| functiebeschrijving (in de oude ePLOEG: niet-persoonsprofiel: arbeidsplaatsprofiel) | functie |
| functietitel | naam (functienaam) |
| functiecode | ID (functie ID) |
| Doel | beschrijving |
| functieklasse of indien klasse niet gekend is voor de functie: de functiefamilie | bovenliggend niveau |
| korte benaming van de entiteit (=agentschap of departement) | entiteit/business unit |
| resultaatgebieden | verantwoordelijkheden |
| vaktechnische competenties, Certificaten, Onderwijsniveau | kenmerken |
| competentiemodel | competenties |
| entiteit/agentschap/departement | organisatie |
Werkafspraak
Als agentschap of departement kun je onmiddellijk de functies zelf actueel houden. Het Dienstencentrum Personeelsadministratie (DCPA) is enkel bevoegd om personeelsleden effectief te koppelen aan functiebeschrijvingen.
Als functiebeheerder heb je rechten en toegang tot het volledige Talent-systeem, maar wijzig je enkel functies die behoren tot je eigen departement of agentschap. Deze werkafspraak is doorgetrokken met de huidige werking in Vlimpers Talent. Opvolging hiervan is mogelijk via rapportering.
Goed om weten: wie en wat aangepast is, kun je zelf nagaan via wijzigingshistoriek onderaan elke functiebeschrijving.
Welke rapporten zijn beschikbaar? Er zijn 2 rapporten in Vlimpers (enkel voor de rol ‘HR in de entiteit') beschikbaar:
- Personeelslijst - Functies: Toont de personeelslijst met de functie-informatie als de nieuwe module profielbeheer gebruikt wordt. De functie-informatie is leeg als de nieuwe module nog niet gebruikt wordt. Bekijk in Cognos het rapport voor functie-informatie uit de oude module profielbeheer.
- de volledige boomstructuur van functiebeschrijvingen van de Vlaamse overheid: het rapport toont alle kolommen/velden die beschikbaar zijn op het tabblad ‘Algemeen’. Andere velden toevoegen aan dit rapport is niet mogelijk. Het rapport wordt best gebruikt voor kwaliteitscontrole van de invoer. Het rapport open je door te navigeren via het hamburgermenu (rechtsboven) ‘Rapporten’ > ‘Standaardrapporten’. Vervolgens klik je op ‘Systeem’ > ‘OE-hiërarchie. In het veld ‘OE criteria’ kies je de optie ‘Functie’. Je kunt bijkomende filters aanduiden en bij ‘Output’ kiezen voor de gewenste wijze waarin je het rapport wilt openen.
In de Vlimpers Rapportenshop (Cognos):
- geeft het rapport Functiecodes een overzicht van alle bestaande functies in een entiteit
- zie je in het rapport Arbeidsplaatsbeheer onder andere de koppeling tussen arbeidsplaats, personeelslid en functie
Enkel in het kader van een grote onderhoudsprocedure kun je via Vlimpers-contactformulier een volledig overzicht van de invoer in andere velden zoals resultaatgebieden, competentiemodel en kenmerken opvragen.
Invoerinstructies
- Open op de startpagina van Vlimpers het menu (rechtsboven) > Beheer > Organisatie-eenheden > Hiërarchie organisatie-eenheid beheren > Kies voor Functie.
- Kies ‘Toevoegen Functie’ om een nieuwe functie te maken of zoek een bestaande functie op om ze aan te passen. Als je een nieuwe functie maakt, klik dan pas na onderstaande acties op de knop 'Opslaan'.
- Vul onder de subtitel ‘Functie definiëren’ volgende velden in, voor je kunt starten met een vacature-aanvraag:
Hou de invoer in beide velden identiek en begin met de korte benaming van je departement of agentschap zoals bekend is in Wegwijs Vlaanderen. De totale invoer is beperkt tot 100 tekens. Voorbeeld: AgO Business Partner.
- Vul onder de subtitel ‘Details’ het veld ‘Bovenliggend niveau’ in. Met dit veld geef je de functie een plaats in de functiestructuur Vlaamse overheid (functiefamilie en/of -klasse), vb. Dossier- en gegevensbeheerder 13. Als de functie nog niet is ingedeeld kies dan de optie “Nog te bepalen”. De functie moet hier aangevinkt staan als ‘actief’.
- Vul onder de subtitel ‘Aangepaste velden’ enkel nog het veld Entiteit/business unit’ in.
- Klik op de knop “Opslaan” om de functie te bewaren of op “Annuleren” om je wijzigingen niet te bewaren.
Lees verder op deze webpagina over wat je precies invult bij elk veld (zie onderaan tabblad ‘Algemeen'). Vul enkel de vermelde velden in.
Nam je de module Profielbeheer al in gebruik, dan staan er meerdere velden ingevuld, zoals het veld ‘Beschrijving in het tabblad Algemeen, het veld ‘Verantwoordelijkheden’ onder het tabblad ‘Verantwoordelijkheden’, het veld ‘Competentiemodel’ onder het tabblad ‘Competenties’ en eventuele kenmerken op het tabblad ‘Kenmerken’. De selectieverantwoordelijke van AgO kan hiermee aan de slag om de vacature op te stellen.
Zodra de functie ingedeeld is in een familie en klasse, kun je andere velden verder invullen.
Volg je de invoerinstructies per veld niet goed (zie hieronder per tabblad), dan kan dit leiden tot foutieve rapporten of een suboptimale werking.
Niet alle velden in Vlimpers zijn van belang bij het beheren van de functiebeschrijving, maar het is niet mogelijk die te verbergen of de velden een andere schikking te geven.
Goed om weten:
- Wijzigingen aan functies die je opslaat, zijn onmiddellijk zichtbaar. Je overschrijft dus onmiddellijk de gegevens waardoor de oude versie verdwenen is. Dus zorg dat je zeker bent als je klikt op ‘Opslaan’. Kies anders voor ‘Annuleren’ zodat je wijzigingen verloren gaan.
- De velden die voor alle Vlimpers-gebruikers zichtbaar zijn:
- naam
- beschrijving
- verantwoordelijkheden
- competenties
- kenmerken
tabblad 'Algemeen' In het tabblad ‘Algemeen’ volg je volgende instructies:
| veld | invoerinstructie | verantwoording/duiding | |
| ID | Voer eerst de ‘ID’ in. Begin met de korte benaming van je departement of agentschap zoals die bekend is in Wegwijs Vlaanderen. De totale invoer is beperkt tot 100 tekens. Vb. AgO Business Partner | Door de korte benaming kan je eenvoudig zoeken naar de functies van je entiteit. Hou de korte benaming uiteraard gelijk voor alle functies van je entiteit. | |
| Naam | Kopieer daarna je invoer in veld ‘ID’ en plak dat in het veld ‘Naam’. Dit verplicht veld moet identiek zijn als het veld ‘ID’. | Het veld ‘Naam’ stroomt niet door naar PeopleSoft. Het DCPA gebruikt enkel de ID om te koppelen aan een personeelslid. Dus als je een personeelslid wilt koppelen aan de functie, moet je zowel deze ID als het Vlimpersnummer/naam doorgeven aan het DCPA. Maak je gebruik van Vlimpers voor arbeidsplaatsbeheer, dan geef je het DCPA ook het arbeidsplaatsnummer door. We raden aan om de ID absoluut identiek te houden met de functienaam. Zo hoef je elders geen lijst bij te houden om te kijken welke naam gekoppeld is met een bepaalde ID. Het is technisch mogelijk om de ID niet in te vullen. Doe dit zeker niet. Het DCPA kan enkel een functie koppelen aan de functie ID en niet aan de functietitel. Gebruik ook dezelfde functietitels in de wegingstool zodat je als HR-verantwoordelijke via een functietitel in beide systemen de details over die functie kan terugvinden. Lees meer op de webpagina ‘Wegingsmethodiek’. | |
| Beschrijving | Voer hier het doel van de functie in. | Lees meer op de webpagina ‘Functieclassificatie’. | |
| Bovenliggend niveau | Duid bij elke functie via de uitvouwlijst bij voorkeur de overeenkomstige functieklasse aan. · Als de functie nog niet ingedeeld werd in een klasse duid dan de functiefamilie aan. | Dit zorgt voor een correct rapport over functiebeschrijvingen per functieklasse en de correcte toewijzing van de competentiemodellen. ‘Bovenliggend niveau’ betekent hier hiërarchisch (parent/child-relatie) in de functiestructuur van de Vlaamse overheid. Het betekent niet de functiebeschrijving van de leidinggevende. |
| Eigenaar | Niet invullen | Wordt voorlopig niet gebruikt | |
| Actief | Inactiveer de functie als de functie niet gebruikt wordt door het vinkje uit te vinken. Ga zeker na of er geen personeelsleden meer gekoppeld zijn aan de functie die je inactiveert. | Dit zorgt voor een actuele en overzichtelijke lijst. Functiebeschrijvingen kunnen niet verwijderd worden. Als je via de module zoekt naar een functie, dan worden standaard enkel de functiebeschrijvingen getoond die “actief” zijn gemarkeerd. Dagelijks (om 6 uur) stromen de functies door naar de kern-module van Vlimpers. Een functie inactiveren is pas de dag erop zichtbaar, waardoor het DCPA geen personeelsleden meer kan koppelen aan de inactieve functie. Opgelet: als er nog een personeelslid gekoppeld is aan een inactieve functie, dan blijft dat personeelslid gekoppeld aan de inactieve functie (functierij blijft ongewijzigd). Het personeelslid zal niet meer kunnen aanmelden in Vlimpers. Activeer je een inactieve functie terug, dan wordt in Kern een rij toegevoegd bij de functie met de ingangsdatum van activatie, waardoor het DCPA de functie opnieuw kan koppelen. Standaard zijn alle functiebeschrijvingen te raadplegen door alle Vlimpers-gebruikers. Wil je dit echter niet dan kan je door de functie te inactiveren ze niet raadpleegbaar maken. Enkel HR-verantwoordelijken kunnen de functiebeschrijving dan raadplegen. Uiteraard is inactiveren niet bruikbaar als er personeelsleden aan gekoppeld zijn. | |
| Entiteit/business unit | Duid bij elke functie via de uitvouwlijst de overeenkomstige ‘business unit’ aan (=korte benaming wegwijs, gevolgd door ‘/’ en de huidige benaming van de Business Unit in PeopleSoft). | Dit zorgt voor een correct rapport, beschikbaar voor HR, over functiebeschrijvingen per departement of agentschap. Dit veld wordt ook gebruikt voor de koppeling met PeopleSoft. |
| Functiefamilie | Duid aan tot welke functiefamilie de functie behoort. Duid “selecteren” aan als de functie nog niet ingedeeld werd in een familie. | Dit zorgt voor een correct rapport, beschikbaar voor HR, over functiebeschrijvingen per functiefamilie. |
| Functieklasse | Duid aan tot welke functieklasse de functie behoort. Duid “selecteren” aan als de functie nog niet ingedeeld werd in een klasse. | Dit zorgt voor een correct rapport, beschikbaar voor HR, over functiebeschrijvingen per functieklassen. |
tabblad 'Verantwoordelijkheden' Beheer de resultaatgebieden, ofwel de ‘verantwoordelijkheden’ van een functiebeschrijving via het tabblad ‘Verantwoordelijkheden’: je kunt als agentschap of departement zelf aanvullen (via het plusicoon), inactiveren of verwijderen.
Elk verantwoordelijkheid is beperkt tot 1 000 karakters. Voor de titel en de beschrijving van een resultaatgebied is dit zeker voldoende, net als voor een beperkte opsomming van voorbeeldactiviteiten. Wil je een uitgebreide, gedetailleerde beschrijving van voorbeeldactiviteiten, dan kun je dit opvangen door:
- de voorbeeldactiviteiten apart in te voegen (als verantwoordelijkheid) – als de voorbeeldactiviteit hoort bij de functiebeschrijving
- of de voorbeeldactiviteit als doelstelling aan te maken in de PLOEG-module – als de voorbeeldactiviteit hoort voor een bepaalde periode
Goed om weten: gebruik in Word de functie ‘Woorden tellen’ om te controleren hoeveel karakters je beschrijving heeft. Het aantal van 1 000 is inclusief spaties.
Vanaf het oplaadmoment heb je als departement of agentschap het beheer volledig zelf in handen.
Tijdens het implementatieproject krijg je als departement of agentschap de mogelijkheid functies aan te leveren om in bulk op te laden. Je levert via een Excelbestand de functies aan en afhankelijk van de gekozen functiefamilie worden in de Excel dan de overeenkomstige resultaatgebieden toegevoegd met de optionele resultaatgebieden. In de Excel kun je die invoer wijzigen (tot 1 000 karakters) afhankelijk van de functieweging. Lees meer op de webpagina ‘Functieclassificatie’.
Goed om weten: je neemt als beheerder best de door de Vlaamse overheid (VO) vastgelegde resultaatgebieden uit de functiefamilie over. Er is geen VO-model van resultaatgebieden zoals voorzien voor de competenties.
tabblad 'Kenmerken' Enkel ‘Opleiding’, ‘Certificaten’ en ‘Functiespecifieke vaktechn. & gedragscompetenties’ zijn in het kader van functiebeschrijvingen relevant. De andere mogelijkheden worden voorlopig niet gebruikt binnen de Vlaamse overheid. Het is niet mogelijk om die andere keuzes te verbergen.
Via het plusicoontje kun je kenmerken zoals ‘Opleiding’, ‘Certificaten’ en ‘Functiespecifieke vaktechn. & gedragscompetenties’ invoeren. Duid telkens aan ‘is gelijk aan’, waarna je de gewenste term (opleiding, certificaat, competentie in) aanvult. De invoer is onmiddellijk zichtbaar in Vlimpers.
Goed om weten:
- Neem enkel op wat je echt voor alle functiehouders wilt meenemen bij vacatures (testen/beoordelen) of prestatiemanagement (evalueren).
- Bij ‘Functiespecifieke vaktechn. & gedragscompetenties’ heb je de mogelijkheid om bijkomende gedragscompetenties uit het competentiewoordenboek toe te voegen. De competenties die je hier toevoegt, beheer je zelf. AgO beheert enkel de competentiemodellen. Hou er dus rekening mee dat je als je de functiebeschrijving ook koppelt aan het VO-competentiemodel, op het moment dat de modellen aangepast worden, nagaat of je invoer niet in tegenspraak is met het vernieuwde model. Competenties die hier ingevoerd worden zijn zichtbaar in de functiebeschrijving, maar kunnen niet gebruikt worden in andere modules, bijvoorbeeld koppelen van een opleiding aan een competentie, assessments,...
tabblad 'Competenties' Duid het overeenkomstige VO-competentiemodel aan, zodat het duidelijk is welke competenties er van toepassing zijn. Enkel de competenties die via dit VO-comptentiemodel aan een functie worden gekoppeld, kunnen gebruikt worden in de andere modules, bijvoorbeeld koppelen van een opleiding aan een competentie, assessments,....
Wil je:
- een bijkomende competentie voor een langere periode (systematisch: bij vacatures, evaluatie van alle functiehouders) koppelen aan de functie, voeg dan de competentie toe via ‘Kenmerken’ > ‘Functiespecifieke vaktechn. & gedragscompetenties’ (zie tabblad ‘Kenmerken’)
- de competentie enkel koppelen aan een of meer personen die de functie uitvoeren, dan neem je dit best op in een doelstelling (PLOEG-module). De doelstelling kan een exacte weergave zijn van de indicatoren bij een competentieniveau of een specificering van deze indicatoren naar de context van een personeelslid.
- personen individueel competenties laten verwerven en daar later op beoordelen in het evaluatiegesprek, dan is dit een onderdeel van PLOEG en niet van de functiebeschrijving.
Opgelet: deze “ontwikkelgerichte doelstellingen” kun je ook aan meerdere personen of het gehele team toewijzen voor een langere periode. Lees meer op de webpagina ‘Aan de slag met module PLOEG’.
Goed om weten: het Agentschap Overheidspersoneel zorgt generiek voor het onderhoud van de competentiemodellen binnen de Vlaamse overheid waardoor alle gekoppelde functiebeschrijvingen meteen de juiste competenties bevatten. De gekoppelde personeelsleden zien ook meteen de juiste competenties. Als agentschap of departement zorg je enkel voor de koppeling tussen functie en het overeenkomstige competentiemodel. Aanpassingen in bulk zijn enkel op vraag mogelijk.
Hoe functiebeschrijving beheren?
Functiebeschrijving beheren: instructies voor klanten van Vlimpers.
Goed om weten: via ‘Wijzigingshistorie’ onderaan elk tabblad kun je nagaan wie de laatste aanpassing deed op niveau van de functie. Staat er ‘Cornerstone Admin'? Dan is de functiebeschrijving aangepast door het Agentschap Overheidspersoneel.
-
1
Klik in het menu (rechts bovenaan) op ‘Beheer’ > ‘Organisatie-eenheden’ > ‘Hiërarchie organisatie-eenheid beheren’. Selecteer ‘Organisatie-eenheid selecteren’ en kies voor de optie ‘functie’ in de uitvallijst.
Opgelet: in de uitvallijst zie je nog andere keuzes zoals ‘divisie’ of ‘organisatie’, maar deze keuzes kun je niet gebruiken maar deze keuzes zijn niet bedoeld om te gebruiken door HR-verantwoordelijken.
-
2
Op de volgende pagina kun je de functies opzoeken waarvan je de details wilt raadplegen en/of die je wilt beheren:
- via de zoekmodule (ofwel het vergrootglas)
Je kunt een van de zoekvelden ‘functie’ of ‘functie ID’ invullen met een (gedeelte of volledige) functie(naam). Vink eventueel ‘Inactief opnemen’ aan als je ook de inactieve functies in de zoekresultaten wilt opnemen. Klik daarna op de knop ‘Zoeken’. - via het plusteken (of boomstructuur)
Je kunt de functiebeschrijving via de hiërarchische structuur vinden door op het plusteken te klikken in de kolom ‘Titel’ in de tabel onder de zoekmodule. Het plusteken staat vóór ‘Vlaamse overheid-topnode’.
-
3
Als je de functietitel van de functie die je wilt bewerken op het scherm ziet, dan kun je via het potlood-icoon achteraan in de kolom ‘Opties’ de details van de functie bekijken en aanpassen.
Goed om weten: via ‘Gebruikers’ (ofwel het icoon ‘mannetjes’) open je de lijst van personeelsleden gekoppeld aan de functiebeschrijving.
