Wil je als toegangsbeheerder een gebruiker voor de eerste maal uitnodigen in jouw organisatie dan kies je best voor uitnodiging versturen.

Heeft de gebruiker al een account in je organisatie maar wil je een bijkomend account creëren (om de gebruiker ook een (andere) set van rollen toe te kennen al naargelang zijn/haar functies in een andere groep), dan kan je dit gemakkelijk doen met de knop 'Account creëren' vanop het beknopt gebruikersprofiel.

Scenario:
Iona Coessens is enig tijd terug al uitgenodigd in de organisatie Geogroep. Voor een bepaald project binnen de suborganisatie Databeheer moet Iona echter ook data kunnen updaten en invoeren in een Informatie Vlaanderen-toepassing. Als toegangsbeheerder kan je voor Iona een bijkomende account creëren die haar de toegang en de rol tot die toepassing verleent. Je creëert als het ware een bijkomende account onder haar gebruikersnaam.

Stap 1: Zoek de gebruiker op met de zoekbalk en klik door op de naam naar het beknopt gebruikersprofiel.

Stap 2: Klik onderaan op de knop 'Account creëren'.

Stap 3: Typ dan de (sub)organisatie in waar de account terecht moet komen.

Merk op: Het is niet mogelijk om een account te creëren in een groep waar zich voor deze gebruiker al een account bevindt.

Stap 4: Duid eventueel een specifieke rol aan die zeker moet worden toegekend en klik opnieuw op 'Account creëren'.

Merk op:

• De rollen die hier verschijnen worden bepaald door de groep die je ingaf.
• Een deel van de hier vermelde rollen wordt vaak al automatisch toegekend bij het toevoegen van de account aan de groep.

Stap 5: Het resultaat kan je meteen bekijken.

• De account herken je aan de groep waarin de gebruiker zit (in dit geval de suborganisatie Databeheer).
• De naam van de gebruiker staat nog niet ingevuld omdat die accountgebonden is en eventueel, bij de eerste maal aanmelden op de account, nog mag worden aangepast door de gebruiker.
  (Let op: Niet te verwarren met de gebruikersnaam die niet aanpasbaar is en wordt gebruikt om aan te melden als gebruiker: in dit voorbeeld "coessens")

Stap 6: De gebruiker krijgt een mail over de nieuw aangemaakte account.

Stap 7: De gebruiker meldt zich aan met de gewone gebruikersnaam en wachtwoord en krijgt nu de keuze tussen meerdere accounts (in dit geval 2 opties: Geogroep of Databeheer).

Stap 8:
Kiest hij/zij dan voor de nieuwe account dan verschijnt een eenmalig scherm om het profiel voor deze account aan te passen of bij te vullen.
De naam en voornaam werden overgenomen van de eerste account maar kunnen, indien gewenst, worden aangepast.
Let op:
Verwar deze naam niet met de gebruikersnaam die de gebruiker ingeeft om zich aan te melden.
Deze gebruikersnaam is immers niet aanpasbaar (in dit geval "coessens").

Uiteindelijk moet de gebruiker nog aanduiden dat hij/zij de gebruiksvoorwaarden heeft doorgenomen en aanvaard om dan tenslotte het profiel te bevestigen.

Het gebruikersprofiel voor deze nieuwe account verschijnt en telt 2 tabbladen : contactinformatie en toepassingen.

Merk op: Op deze account wordt geen melding gemaakt van de andere account(s).

Resultaat:

Wanneer je als toegangsbeheerder de gebruiker nu opzoekt via de zoekbalk krijg je meer dan 1 resultaat: nl, per account.
Het symbool net voor de naam van de gebruiker wijst op meervoudige accounts binnen de organisatie.